Der Einzelkaufmann, auch als eingetragener Kaufmann oder e. K. bezeichnet, ist eine Rechtsform für Unternehmen, die ein Sonderfall des Einzelunternehmers ist. Kurz gesagt: Einzelkaufleute lassen sich auf freiwilliger Basis ins Handelsregister eintragen, obwohl ihr Geschäftsbetrieb formal keine Eintragung benötigt. Die Folge des Eintrags in das Handelsregister ist, dass für den Einzelkaufmann die Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) gelten.
Das bedeutet, dass er eine Bilanz aufstellen muss und sich kaufmännischen Gepflogenheiten wie der Rügepflicht oder dem kaufmännischen Bestätigungsschreiben unterwirft. Anders als der (nicht eingetragene) Einzelunternehmer darf der Einzelkaufmann nach Eintrag ins Handelsregister aber auch eine Firma führen. Die Firma ist sozusagen der kaufmännische Name des Einzelkaufmanns. Unter der Firma kann er im Geschäftsverkehr auftreten, Verträge eingehen, klagen und auch verklagt werden.
Einzelkaufmann: Eintragung ins Handelsregister nicht immer freiwillig
Von Einzelkaufleuten spricht man in der Regel dann, wenn sie den Eintrag ins Handelsregister auf freiwilliger Basis vorgenommen haben. Es gibt aber auch Fälle, in denen selbst Einzelunternehmer zum Handelsregistereintrag gezwungen sind. Das ist immer dann der Fall, wenn der Geschäftsbetrieb eine kaufmännische Führung braucht. Dazu gibt es verschiedene Kriterien, die allerdings allesamt auslegbar sind. Ein kaufmännisch eingerichteter Betrieb ist dann notwendig, wenn das Unternehmen nicht mehr klein genug ist.
Also gehören Kennzahlen wie das Betriebsvermögen (Grenze bei ca. 100.000 Euro), die Zahl der Mitarbeiter (mehr als fünf), der Jahresumsatz (ab 250.000 Euro) und zahlreiche andere zu den Kriterien. Entscheidend ist dabei nicht, ob eines der Kriterien erfüllt wird. Vielmehr ist eine Gesamtschau auf das Unternehmen notwendig, um beurteilen zu können, ob ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb eingerichtet werden muss.
Warum freiwillig ins Handelsregister? Weil es Vorteile gibt!
Auf den ersten Blick mag es nur wenig Vorteile haben, sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen, denn mit der Eintragung greifen zahlreiche Pflichten, die für Kleinunternehmer, die nicht eingetragen sind, nicht bestehen. Aber es gibt auch eine ganze Reihe von entscheidenden Vorteilen, die mit der Eintragung verbunden sind. So ist es kein Wunder, dass die Rechtsform e. K. die am meisten verbreitete in Deutschland ist.
Vor allem in der Gründungsphase kann die sofortige Eintragung ins Handelsregister sinnvoll sein, wenn damit zu rechnen ist, dass in der Perspektive ohnehin eine Eintragung verpflichtend wird. Dann würde mit der freiwilligen Eintragung lediglich eine später entstehende Pflicht vorweggenommen. So kann der Unternehmer sofort eine Firma als Namen führen. In der Folge erspart sich der Unternehmer den Aufwand, der mit einer Änderung verbunden wäre. Dazu gehören neue Briefköpfe, Visitenkarten und dergleichen. Aber auch ohne diese Perspektive kann die freiwillige Eintragung ins Handelsregister sinnvoll sein.
So mag zwar beispielsweise die Bilanzierungspflicht lästig erscheinen. Wer jedoch mit Banken oder Investoren in Verhandlungen um Fremdkapital geht, muss ohnehin eine Bilanz vorlegen können. Darüber hinaus kann der Unternehmer sein eingetragenes Unternehmen unter der Firma verkaufen oder vererben, der Gerichtsstand kann frei ausgewählt werden, Beschäftigte können eine nach außen wirksame Prokura erhalten. Außerdem steigt im allgemeinen Geschäftsverkehr ganz allgemein die Reputation des Unternehmens, wenn es ins Handelsregister eingetragen ist.
Darüber hinaus profitiert der eingetragene Einzelkaufmann von einer Reihe von Rechten, die in den folgenden Abschnitten dargestellt werden.
Nachteile der freiwilligen Eintragung ins Handelsregister
Wo Licht ist, gibt es auch Schatten und wo die Eintragung ins Handelsregister Vorteile hat, da gibt es auch Nachteile. Zunächst steigen die Gründungskosten bei einem Einzelkaufmann im Vergleich zu einem nicht eingetragenen Einzelunternehmer. Die halten sich aber mit etwa 200 Euro für Notar- und Registerkosten in überschaubaren Grenzen. Darüber hinaus verlangen die Pflichten, die das HGB dem Einzelkaufmann auferlegt, vom ersten Tag ab der Unternehmensgründung ein höheres Maß an kaufmännischem Verständnis und Professionalität ab.
Dazu gehört freilich die Pflicht, zur Doppelten Buchhaltung und zur Bilanzierung mit allen Konsequenzen wie der wirtschaftlichen Bewertung von Aktiva und Passiva. Auch die vorgeschriebenen Inventuren sorgen gerade in der anstrengenden Gründungsphase für einen vergleichsweise hohen Aufwand. Spezielle Pflichten wie das kaufmännische Bestätigungsschreiben oder die Rüge setzen viel kaufmännischen und betriebswirtschaftliches Wissen voraus.
Die Rechte und Pflichten des Einzelkaufmanns im Detail
Im Folgenden stellen wir die Pflichten, die sich aus der Eintragung ins Handelsregister ergeben, kurz vor und vergleichen sie mit der Situation des Einzelunternehmers, der nicht ins Handelsregister eingetragen ist.
Buchführungspflichten
Die Buchführungspflicht für den Einzelkaufmann bedeutet, dass er eine laufende doppekte Buchhaltung führen muss und bilanzierungspflichtig ist. Dazu gehört die Eröffnungsbilanz ebenso wie die Schlussbilanzen am Ende des Geschäftsjahres. Auch die Inventur ist in bestimmten Intervallen vorgeschrieben. Die Geschäftsunterlagen müssen für einen verlängerten Zeitraum von zehn Jahren sicher aufbewahrt werden.
Der einfache Kleinunternehmer kann beim Finanzamt hingegen eine einfache EÜR abgeben, in der tabellarisch Einnahmen und Ausgaben nebeneinander gestellt werden. Doch Vorsicht: Auch den Kleinunternehmer kann eine Bilanzierungspflicht treffen, wenn er zwei Jahre in Folge eine bestimmte Gewinn- oder Umsatzgrenze überschritten hat. Derzeit wird diese Grenze bei 600.000 Euro für den Umsatz und bei 60.000 Euro für den Gewinn gezogen. In dieser Größenordnung stellt sich zudem die Frage, ob der Kleinunternehmer überhaupt ein Kleinunternehmer ist oder ob nicht ohnehin ein Gewerbebetrieb vorliegt, der kaufmännisch organisiert sein muss. Die Folge wäre dann die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister.
Wer sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt, geht in diesem Zusammenhang übrigens auch auf Nummer sicher: Stellt sich nämlich heraus, dass der Kleinunternehmer eigentlich bilanzierungspflichtig gewesen wäre, aber gar keine Bilanz aufgestellt hat, dann drohen ernste rechtliche Konsequenzen bis hin zur Haftstrafe. Dabei macht es bekanntlich keinen Unterschied, ob ein Versehen oder ein Irrtum vorliegt. Gerade beim Finanzamt gilt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.
Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist ein Teil der üblichen Geschäftspraktik unter Kaufleuten, die durch Regelungen im HGB Gesetzesrang haben. Kaufmännisches Bestätigungsschreiben bedeutet, dass der Kaufmann einen falschen Sachverhalt sofort von sich aus korrigieren muss, sobald er – beispielsweise durch ein eingehendes Schreiben – davon Kenntnis erhält. Wenn der Kaufmann beispielsweise nicht auf die Mängelrüge eines Kunden reagiert, obwohl er sie für unberechtigt hält, dann gilt sein Schweigen als Anerkenntnis des gerügten Mangels.
In der Folge treten alle Rechtsfolgen ein, die eine begründete Reklamation auch hätte. Gleiches gilt auch für andere Schreiben wie Protokolle von Verhandlungen. Stellt der Kaufmann nichts richtig, dann gelten die Angaben im Protokoll als genehmigt.
Gewährleistungspflichten
Die Rügepflicht ist ein weiteres kaufmännisches Brauchtum mit viel praktischer Relevanz. Ähnlich wie bei dem Bestätigungsschreiben muss der Kaufmann Waren, die er neu beschafft hat, sofort auf etwaige Mängel oder Fehler hin zu untersuchen und dem Verkäufer sofort Mitteilung machen, wenn es einen Grund zur Reklamation gibt. Unterlässt der Kaufmann diese Mängelrüge, dann verliert er seine Rechte, die sich aus einer Gewährleistung ergeben würden. Diese speziellen Regelungen zur Gewährleistung und zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben gelten nur für ordentliche Kaufleute. Auf Kleinunternehmer finden diese Regelungen keine Anwendung.
Firmierung eines Einzelkaufmanns
Unternehmer, die sich ins Handelsregister eintragen lassen, haben anders als Einzelunternehmen die freie Wahl bei ihrer Firma, also bei dem Namen, unter dem sie im Geschäftsverkehr auftreten. Sofern die Rechte anderer nicht verletzt werden, ist alles möglich: Branchen-, Sach-, Fantasie-, Misch- oder Personennamen können ohne weitere Probleme geführt werden. Dieser Name kann später auch verkauft oder vererbt werden, was sich als wertvoll erweisen kann, wenn der Unternehmer sich unter seiner Firma einen guten Namen erarbeitet hat. Der Zusatz zur Firma lautet beim Einzelkaufmann e. K., e. Kfm. oder e. Kfr.
Einzelkaufmann: Wie sieht es mit der Haftung aus?
Bei der Haftung gibt es zwischen dem Einzelkaufmann und dem Einzelunternehmer keinen Unterschied. Beide haften ohne Begrenzung mit ihrem privaten Vermögen für die Verbindlichkeiten ihres Unternehmens. Das ist natürlich riskant, denn wenn das Geschäft nicht läuft und eine Insolvenz droht, dann geraten auch schnell das private Konto und das private Einfamilienhaus unter den Hammer. Andererseits ist die Haftung mit dem Privatvermögen gerade für neu gegründete Unternehmen in der Regel die einzige Möglichkeit an Fremdkapital, beispielsweise in Form eines Bankdarlehens, zu kommen.
Wem die volle Haftung mit dem Privatvermögen dennoch zu riskant ist, sollte stattdessen eine Gründung als GmbH oder als UG (haftungsbeschränkt) in Erwägung ziehen.
Weitere Rechte
Die Einzelkaufleute genießen noch eine Reihe weiterer Rechte und damit wirtschaftliche Gestaltungsmöglichkeiten, die den Einzelunternehmern ohne Eintragung ins Handelsregister verschlossen bleiben. So können Einzelkaufleute Bürgschaften erteilen, ohne eine besondere Schriftform beachten zu müssen. Gegenüber säumigen Zahlern können Kaufleute Verzugszinsen schon ab dem ersten Tag des Zahlungsverzuges berechnen. Außerdem können in solchen Fällen Kaufleute auch Zurückbehaltungsrechte einfacher und schneller geltend machen als Nichtkaufleute.
Schließlich kann auch die freie Wahl des Gerichtsstandes zum Beispiel bei bestimmten Lieferanten vorteilhaft sein. Eventuell notwendige Gerichtsprozesse können dann nämlich am Sitz des Kaufmanns, also sozusagen in der Heimat, statt in einer ganz anderen Stadt oder Region geführt werden.
