Outsourcing ist eine der bekanntesten Methoden von Unternehmen, um die Kosten zu reduzieren und Geld zu sparen. Insbesondere Routinetätigkeiten werden gerne ausgelagert. Dieser Artikel zeigt, welche Prozesse am besten externalisiert werden können.
Büro und Verwaltung: Des Unternehmers Feind
In jedem Unternehmen fällt irgendwann ein nicht unerheblicher Verwaltungsaufwand und viel Papierkram an. Anrufe müssen entgegengenommen, Protokolle geschrieben, Rechnungen beglichen und die Buchhaltung geführt werden. In den ersten Monaten nach der Unternehmensgründung macht der Unternehmer diese Dinge meist alle selbst. Er will die Prozesse möglichst gut kontrollieren und alles im Blick behalten. Mit steigendem Arbeitsaufwand wird es jedoch zunehmend schwieriger, den Papierkram zusammen mit der „richtigen“ Arbeit unter einen Hut zu kriegen. Nun steht der Unternehmer vor einer Wahl: Entweder er kümmert sich selbst um eine Arbeitskraft, die ihm den Bürojob abnimmt oder er beauftragt einen Büroservice wie ihn Bueroservice24 anbietet.
Ein Büroservice ist eine spezielle Einrichtung, die sich um alle auslagerbaren Tätigkeiten kümmert, die in einem Unternehmen anfallen können. Bueroservice24 stellt viele verschiedene Dienstleistungen zur Verfügung, etwa das Entgegennehmen von Anrufen oder die Organisation von Terminen. Der Vorteil eines solchen Büroservices ist, dass der Unternehmer nur die Dienstleistung bucht und sich nicht selbst um eine zusätzliche Arbeitskraft kümmern muss. Außerdem kann er selbst bestimmten, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen und welche nicht. Gerade in den Anfangsjahren wollen viele Unternehmer noch immer selbst Herr über viele Verwaltungsprozesse in ihrem Unternehmen bleiben. Je nach steigendem oder sinkendem Arbeitsaufwand kann das Aufgabenspektrum bei einem Büroservice flexibel angepasst werden.
Wann Outsourcing wirklich sinnvoll ist
Nicht zu jedem beliebigen Zeitpunkt während der Entwicklung eines Unternehmens ist das Outsourcing sinnvoll. An vielen Punkten kann es der Entwicklung des Unternehmens sogar regelrecht gefährlich werden. Wer zu früh zu viel outsourct, spart zwar eine Menge Geld und erlangt dadurch einen Marktvorteil, gibt aber auch eine Menge Kontrolle ab. Außerdem gibt es auch Stadien in einer Unternehmensführung, in der kein externer Dienstleister wirklich die Verantwortung übernehmen kann oder will. Ein Telefondienst wird erst dann sinnvoll, wenn der Aufwand des Telefonierens allein nicht mehr zu beherrschen ist. In der Frühphase der Unternehmensgründung ist die persönliche Erreichbarkeit noch sehr wichtig. Spätestens, wenn die Unternehmung Fahrt aufgenommen hat, müssen Prozesse jedoch ausgelagert werden – aber nur Stück für Stück und nicht alles auf einmal.
Auch die Vorbereitung des Outsourcings braucht Zeit und der externe Dienstleister möchte gut gebrieft werden. Funktioniert die Auslagerung reibungslos, profitieren davon beide Partner. Externalisierung verlangt Vertrauen, ist aber notwendig, um konkurrenzfähig zu bleiben. Wer immer alles selbst machen will, verschwindet früher oder später vom Markt und verschwendet womöglich wertvolle Ressourcen.
