Ab einer gewissen Unternehmensgröße wird ein Warenwirtschaftssystem unerlässlich. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt gekommen, ein solches System zu etablieren? Und wie setzt man es richtig ein? Antworten auf diese Fragen liefert der folgende Artikel.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem ist ein System zur Kontrolle des Warenkreislaufs in einem Unternehmen. Heutzutage wird diese Kontrolle üblicherweise über eine Software ausgeübt. Ein gutes Warenwirtschaftssystem ist in der Lage, alle Waren eines Unternehmens in jedem erdenklichen Status zu erfassen und übersichtlich aufzubereiten. Der Unternehmer hat so einen guten Überblick über:
- Waren, die noch bestellt werden müssen
- Waren, die auf Lager sind
- Waren, die bezahlt und noch nicht verschickt worden sind
- Waren, die auf dem Weg zum Kunden sind
- Waren, die der Kunde als Retoure zurückgeschickt hat
Das Warenwirtschaftssystem ist nicht nur wichtig, um einen Überblick zu behalten, es kann auch dabei helfen, bestimmte Prozesse zu optimieren. So kann der Unternehmer mithilfe des Systems zum Beispiel überschlagen, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis eine Ware geliefert oder eine Retour abgewickelt wurde. Deshalb sind Warenwirtschaftssysteme für mittelständische Unternehmen so wichtig: Sie legen genau die Potentiale offen, die der Unternehmer durch bloße Beobachtung seines eigenen Wirtschaftskreislaufes nicht mitbekommen würde.
Welche Waren werden häufig nachgefragt? Wo kommt es schnell zu Engpässen? Diese Fragen kann sich der Unternehmer mithilfe eines Warenwirtschaftssystems beantworten. Gleichsam ist es natürlich um einiges einfacher, mit dem richtigen Durchblick Aufgaben zu verteilen. Das ist spätestens in einem mittelständischen Unternehmen, in dem kein einzelner Mensch mehr den Überblick über sämtliche Waren behalten kann, unerlässlich, damit ein reibungsloser Workflow entstehen kann.
Wie ein Warenwirtschaftssystem etabliert wird
Das Wachstum eines Unternehmens vorherzusagen, ist sehr schwer. Oft wechseln sich gerade in der Anfangsphase unterschiedliche Konjunkturphasen ab, sodass auf lange Zeit nicht absehbar ist, ob das Unternehmen weiter wachsen oder stagnieren wird. Wenn der Tag dann gekommen ist, an dem die bisherigen Prozesse nicht mehr ausreichen, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, ist guter Rat teuer. Denn auch logistische Systeme wie ein Warenwirtschaftssystem müssen erst etabliert werden. Und in der Übergangsphase während der Implementierung läuft nicht immer alles perfekt.
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Das größte Problem bei der Implementierung eines Warenwirtschaftssystems ist das Einpflegen des Altlagers. Hier steht der Unternehmer in der Regel vor einem großen Berg Arbeit, der zudem ein dynamischer ist, weil sich das Lager auch während des Einpflegens ins neue System ständig ändert. Je nach Größe des Altlagers bleibt hier die Möglichkeit, ein betriebsarmes Wochenende zu suchen, an dem man das Warenwirtschaftssystem einführen und das Altlager einpflegen kann. Das ist natürlich nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Ist das Lager sehr kleinteilig, ist der Aufwand auch an einem Wochenende kaum zu bewerkstelligen. Hier muss eine dynamische Lösung her. Der Unternehmer hat dann die Wahl zwischen verschiedenen Optionen:
- Mit einem Ab- oder Sonderverkauf das Altlager größtmöglich reduzieren, um die Umstellung zu erleichtern.
- Das Lager Schritt für Schritt einpflegen.
- Das Altlager nicht in das Warenwirtschaftssystem aufnehmen, sondern hierfür eine extra Bestandsführung anfertigen. In diesem Fall wird das Warenwirtschaftssystem erst richtig up to date sein, wenn das Altlager komplett verkauft wurde.
„Das haben wir noch nie so gemacht“
Natürlich gibt es bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems noch weitere Hürden zu überwinden. Ein Problem kann auch die Umstellung der bisherigen Prozesse sein. Viele Mitarbeiter empfinden es als unangenehm, sich neue Prozesse anzueignen – insbesondere dann, wenn der Produktivitätsvorteil nicht ganz ersichtlich ist. Ein neues Warenwirtschaftssystem kann auf den ersten Blick nach Mehrarbeit aussehen. Hier ist es wichtig, dass die Unternehmer die Vorteile eines solchen Systems klar kommunizieren und den Mitarbeitern erklären, dass die Umstellungsphase eine vorübergehende sein wird.
Am Ende profitieren von der richtigen Einführung eines soliden Warenwirtschaftssystems alle: die Mitarbeiter, der Chef und die Kunden. Es garantiert eine bessere Übersicht, vereinfachte Kommunikation und weniger Fehlleistungen. Dafür kann es sich auch lohnen, für die Übergangsphase ein paar mehr Ressourcen einzuplanen. Ausführliche Mitarbeiterschulungen sind beispielsweise ein Weg, um die Einführung so reibungslos wie möglich zu gestalten und Frustrationen niedrig zu halten. Dann haben von dem neuen System auch garantiert alle etwas.
