Office-Meetings bei heißen Temperaturen sind oft eine anstrengende Tortur selbst für disziplinierte, leidensfähige Beteiligte. Mit der richtigen Herangehensweise kann es jedoch auch ganz anders sein. Meetings haben an sich schon bei vielen einen schlechten Ruf, weil sie häufig viel zu wenig zielgerichtet ablaufen und ausufern. Meetings bei bestem Sommerwetter und/oder Temperaturen jenseits der 30°C hingegen können eine buchstäbliche Marter werden, die nicht einmal die Minimalziele erreicht.
Auf den Tischen ein Sammelsurium von ungekühlten „Kalt“getränken, die beim besten Willen keine Erfrischung bringen. Stickige, warme Luft, vielleicht sogar geschwängert mit hitzebedingten Gerüchen der Anwesenden. Der Startzeitpunkt passend, damit die meisten Anwesenden gerade am Tiefpunkt von geistiger Flexibilität und Aufnahmefähigkeit sind. Unter solchen und ähnlichen Rahmenbedingungen könnten einige der besten Redner unserer Zeit ein Meeting leiten, es wäre dennoch eine Qual. Gerade weil Meetings aber vielfach alternativlos sind und sich nicht um Jahreszeit und Witterung scheren, muss es einfach anders gehen – und tut es auch, indem man möglichst viele der folgenden Tipps beherzigt.
Tipp 1: Gar nicht treffen
Das beste Meeting bei Hochsommer ist eines, das gar nicht erst stattfindet. Wohl gilt diese Regel de facto das ganze Jahr über. Bei entsprechender Witterung, wenn jeder jedoch lieber im Eiscafé oder Pool chillen würde, bekommt dieser Leitspruch noch mehr Bedeutung. Heißt: Nochmals genauer überlegen. „Ist dieses Meeting wirklich nötig, oder lässt es sich durch Handouts, Mails und Ähnliches umgehen?“ Ist das bei ehrlicher Betrachtung der Fall, sollte das Treffen ersatzlos ausfallen.
Tipp 2: Auf den Punkt gebracht durchführen
Es nützt nichts, man muss sich einfach Face-to-Face zusammensetzen? Wenn Option 1 schlichtweg keine Option ist, dann sollte das Meeting wenigstens nach dem alten Smart-Werbespruch „Reduce to the max“ ausfallen. Also so kurz und knackig, wie nur irgendwie möglich. Wer das Meeting leitet, sollte deshalb scharf sortieren, was unbedingt erwähnt werden muss – und im Zweifel lieber am nächsten Tag ein weiteres (kurzes) Treffen ansetzen. Zudem gelten die guten Regeln effizienter Meetings hier gleich doppelt.
Tipp 3: Angenehmere Location wählen
Was Sommer-Meetings hinsichtlich der Witterung schwierig macht, sind drei Variablen:
- Das Wetter ist schlichtweg perfekt, wodurch jeder gerne woanders wäre.
- Es ist zu heiß oder
- es ist sehr schwül bzw. drückend, wodurch die allgemeine Leistungs- und Aufnahmefähigkeit massiv leidet.
Je nach Sommerwetterlage sollte deshalb die Überlegung stehen, ob es wirklich der übliche Meeting-Raum sein muss, wenn es besser geht. Warum nicht im Schatten eines Baumes hinter der Firma? An zusammengerückten Tischen eines örtlichen Eiscafés? Im wesentlich erträglicheren Keller? Oder wenigstens in einem größeren Raum, der nicht so schnell stickig und aufgeheizt ist?
Wenn das Sommerwetter es erlaubt oder erzwingt, ist auch bei der Räumlichkeit kreatives Denken Trumpf – und es darf sogar gerne dorthin verlegt werden, wo die meisten Teilnehmer sowieso lieber wären. Insofern sollte mitunter nicht einmal ein Barbecue-Meeting indiskutabel bleiben.
Tipp 4: Location angenehmer machen
Wie immer gilt: Nicht jeder dieser Tipps ist in jedem Unternehmen bzw. für jedes Meeting umsetzbar. Sofern der übliche Raum alternativlos ist, sollte er jedoch unbedingt erträglicher gemacht werden. Vornehmlich bedeutet das: Kühlung. Der Raum sollte schon morgens ordentlich durchgelüftet und dann abgeschattet werden. Gibt es eine Klimaanlage, sollte das Zimmer damit auf die optimalen Bürowerte 22°C und 50% Luftfeuchtigkeit gebracht werden.
Wo es sie nicht gibt, können insbesondere Deckenventilatoren einen vergleichbaren Effekt generieren – ohne jedoch „so viel Wind zu machen“ wie andere Ventilatoren und dadurch möglicherweise Unterlagen durcheinanderzuwirbeln. Ebenfalls müssen Außen- und Innentemperaturen Beachtung finden. Solange es draußen kühler ist, sollten die Fenster offenbleiben. Ist es heißer, sollten sie nur für rasches Stoßlüften zwecks verbesserter Sauerstoffkonzentration geöffnet werden.
Tipp 5: Genügend Kaltes bereitstellen
Die meisten kennen wohl die medizinische Lehrmeinung, wonach bei großer Hitze lauwarme Getränke besser seien als kalte. Das mag stimmen. Was jedoch die gefühlte Erfrischung anbelangt, empfinden die meisten Kühles bis Eiskaltes als erheblich besser – zumal bei entsprechender Raumkühlung die davon ausgelöste Wärmeerzeugung im Körper vernachlässigbar ist.
Ergo: Viel servieren, aus dem Kühlschrank servieren und stets die Möglichkeit bieten, bei Bedarf noch Eiswürfel hinzuzugeben. Was die Auswahl anbelangt, rät die Fachwelt zwar stets zur Kombination „Wasser, ungesüßte Tees und verdünnte Fruchtsäfte“. Wer das seinem Team jedoch nicht ausschließlich antun möchte, ist mit allem gut beraten, solange es alkoholfrei ist – der wirkt bei Hitze einfach zu schnell und stark. Übrigens spricht absolut nichts dagegen, den Anwesenden als Entrée Wasser- oder Speiseeis, gekühltes Fruchtsorbet oder Ähnliches zu reichen. Das unterstützt zudem erfahrungsgemäß die Sommerlaune.
Tipp 6: Die Kleiderordnung aussetzen
Im Unternehmen gelten vergleichsweise strenge Business-Dresscodes? Dann sollten diese zumindest für den Zeitraum des Meetings pausieren dürfen. Das gilt doppelt bei gemischtgeschlechtlicher Besetzung. Zwar gibt es auch für die Damenwelt wenig hitzetaugliche Business-Outfits. Doch schon die Möglichkeit, dazu Röcke und offene Schuhe tragen zu können, macht es etwas erträglicher. Da sollte die Männerwelt nicht nachstehen müssen. Sofern es sich nicht um häufigere Treffen handelt, bietet es sich vielleicht sogar an, diesen Tag generell als „Casual Day“ auszurufen. Abseits von vorgeschriebener Schutzkleidung obliegt schließlich alles Weitere dem Ermessen der Firmenleitung.
Tipp 7: Nur die angenehmen Tagesstunden nutzen
Die heißeste Tagesphase liegt um die Mittagszeit herum? Ein leider weitverbreiteter Irrglaube. Tatsächlich heizt die Sonne bis tief in den Nachmittag immer weiter auf, bevor das Hitzemaximum erreicht ist – je nach Witterung und Monat erst um ca. 16 Uhr. Meetings sollten deshalb bis spätestens zur Mittagspause beendet sein, tendenziell sogar noch früher. Nicht nur, weil dann noch erträglichere Temperaturen herrschen, sondern die menschliche Leistungsfähigkeit mit steigenden Temperaturen immer stärker sinkt – und viele Teilnehmer zudem noch „körperlich frischer“ sind und riechen.
Tipp 8: Überraschend früher schlussmachen
Ein gutes Meeting hat einen zuvor deutlich kommunizierten Start- und Endpunkt, die beide naturgemäß nach aller Möglichkeit eingehalten werden sollten. Wer jedoch Meetings für den Sommer anberaumt, sollte sich vielleicht an sein früheres Ich zu Schulzeiten erinnern. Genauer an jenes wunderbare Gefühl, wenn Lehrer oder Rektor überraschend verkündeten „Hitzefrei!“.
Vielleicht lässt sich der Arbeitstag nicht nach dem Meeting vorzeitig beenden. Aber garantiert wird jeder Teilnehmer sich freuen, wenn die Veranstaltung mindestens zehn Minuten früher als ursprünglich terminiert endet. Das sollte natürlich nicht ungeplant geschehen. Einfach berechnen, wie lang das knackig kalkulierte Meeting dauern soll, dann 10, 15 Minuten draufschlagen und diese als offizielle Bis-Uhrzeit ankündigen. Schon wird sich jeder freuen, obwohl er das volle Meeting mitgemacht hat, ohne es zu wissen.
