Handelt ein Unternehmer mit verderblichen Waren, kommt immer wieder die Frage auf, wie diese verderbliche Ware in der Buchführung korrekt berücksichtigt wird und derartige Inventurdifferenzen erfasst werden. Wie bildet man verderbliche Ware in der Buchhaltung ab und welche Unternehmer sind davon betroffen?
Verdorbene Ware trifft neben dem Einzelhandel auch die Gastronomen, Apotheker, Tiernahrungshersteller und alle Unternehmer, die Lebensmittel herstellen, verarbeiten oder verkaufen. Die verdorbene Ware ist aus dem Umlaufvermögen herauszurechnen, da sie nicht mehr verkauft werden darf. Buchhalterisch stellt verdorbene Ware einen Verlust dar, der den Gewinn senkt.
Buchführung: Verdorbene Ware richtig ausbuchen
Ein Verlust von Waren, für die Anschaffungskosten anfallen, wird nicht in jedem Fall durch Vandalismus oder Diebstahl erzeugt. Verdorbene Ware spielt ebenfalls eine Rolle bei der Schmälerung von Betriebsvermögen. Die Einzelhändler müssen häufig eine Minderung ihres Gewinns durch verdorbene Ware hinnehmen, denn diese darf ab Überschreitung des angegebenen Mindesthaltbarkeitsdatums nicht mehr verkauft werden. Es entstehen ebenfalls Verluste, wenn eine Ware sich dem Mindesthaltbarkeitsdatum nähert, denn dann werden diese Produkte häufig preisreduziert angeboten. Die preisreduzierte Ware muss ebenfalls in der Buchführung erfasst werden, trotz dass diese noch nicht verdorben ist.
Diese Ware muss dennoch entsorgt werden. Dieser Entsorgungsvorgang sollte am besten durch den Händler oder seine Angestellten dokumentiert werden. Wenn Ware verdorben ist und somit nicht mehr verkaufsfähig ist, steht sie der Gewinnerzielung nicht mehr zur Verfügung und es entsteht ein betrieblicher Verlust. Diese Minderung des Betriebsvermögens muss buchhalterisch als Minderung erfasst werden. Dies ist wichtig, da der betriebliche Schaden sonst zu einer Steuerbelastung führt. Im Handelsgesetzbuch (§ 253) ist geregelt, wie bei der Buchführung vorzugehen ist. Im Jahresabschluss wird der Verlust durch die verdorbenen Waren erfasst.
Der Umgang mit Finanzbeamten
Wenn verdorbene Ware abgeschrieben werden soll, muss diese Abschreibung im Jahr der Anschaffung beziehungsweise Betriebsausgabe erfolgen. Das Umlaufvermögen erhält eine Abschreibung. Wenn die Buchführung verdorbene Ware aufnehmen soll, muss die Abschreibung derselben im Jahr der Anschaffung (der Betriebsausgabe) stattfinden. Das Umlaufvermögen Wenn ein Unternehmer am Geschäftsjahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführt, wird der Wareneinkauf als Betriebsausgabe erfasst. Um Mehrfachbuchungen auszuschließen, ist es nicht möglich, die verdorbene Ware ein zweites Mal zu verbuchen Der Abzug der Vorsteuer kann ohne Einschränkungen geltend gemacht werden.
Es kommt bei der Buchung von Betriebsausgaben und Minderungen immer wieder zu Streit mit den Finanzbehörden, denn diese sind häufig der Auffassung, dass abgeschriebene Ware schwarz verkauft wird oder zum Eigenbedarf verwendet wird.
Ein solcher Streitfall, der während einer Betriebsprüfung auftreten kann, ist kompliziert, denn verdorbene und somit entsorgte Ware ist nachträglich nicht mehr nachweisbar. Dieser Umstand lässt Finanzbeamte gern auf Schummeleien schließen. Die Finanzbehörde geht dann von einer Erhöhung des Gewinns aus und dann hätte zusätzlich noch die Umsatzsteuer verbucht werden müssen. Es wird unterstellt, Einnahmen wären entgangen, doch dem kann mit ordnungsgemäßer Buchhaltung entgegengewirkt werden. Die Wareneinkäufe müssen besonders aufmerksam beachtet und sorgfältig gebucht werden. Es gibt ein paar hilfreiche Hinweise beim Verbuchen von verdorbener Ware sowie für den Umgang mit der Finanzbehörde:
- Die stichprobenartige Erfassung der Haltbarkeit unterschiedlicher Waren
- Nachweise über die Entsorgung verdorbener Ware aufbewahren. Ein unterzeichneter Beleg des Entsorgers ist hilfreich.
- Glaubwürdige Zeugen benennen, die im Falle eines Rechtsstreits eine Aussage tätigen würden. Familienmitglieder zählen meist nicht als glaubwürdig.
Der Eigenverbrauch sollte stets ordnungsgemäß erfasst werden, um dem Finanzprüfer die Zweifel an der Richtigkeit der Buchführung zu nehmen. Alle Belege müssen gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen (6 beziehungsweise 10 Jahre) aufbewahrt werden, denn eine Wirtschaftsprüfung untersucht bei Auffälligkeiten gern auch Zeiträume aus vergangenen Jahren. Das kommt besonders bei der regelmäßigen Buchung von Verlusten vor. Dann wird die Finanzbehörde nachhaken, ob es sich um Eigenverbrauch handelt. Lebensmittel sind mit Überschreiten des Mindesthaltbarkeitsdatums nicht immer verdorben und sind noch verzehrbar.
Bei Medikamenten sieht die Sache anders aus. Häufig wurde darauf hingewiesen, dass abgelaufene Medikamente an Entwicklungsländer verkauft wurden. Finanzbeamte vermuten hier selten Eigenverbrauch, sondern eher Verkäufe. Aus diesem Grund ist es unbedingt wichtig, die Entsorgung zu dokumentieren und bei Bedarf zu belegen. Eine mehrfache Absicherung ist ratsam, dann ist die nächste Wirtschaftsprüfung weniger nervenaufreibend.
bacho12345/123RF.com
Wie erfolgt die Erfassung verdorbener Ware in der Buchführung?
In der Buchführung erfolgt die Erfassung verdorbener Ware unter der Bezeichnung Aufwand.
Beim Einkauf von Material und Waren werden diese stets als Aufwand gebucht. Dafür gibt es die Konten Aufwand für Waren oder Aufwand für Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe. Material und Ware werden als Aufwand betrachtet und fallen in die Kategorie Betriebsausgaben. Diese werden somit direkt verbucht und bleiben stets ein Aufwand bei der Gewinnermittlung mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung. Bei der Ermittlung des Gewinns durch die Einnahme-Überschuss-Rechnung wird verdorbene Ware nicht berücksichtigt, trotzdem ist es sinnvoll alle Belege Bei der über deren Entsorgung aufzubewahren.
So erspart man sich Unannehmlichkeiten und Nachfragen der Finanzbeamten und etwaige Unterstellungen zwecks Eigenverbrauch.
Wenn zur Ermittlung des Gewinns eine Bilanz aufgestellt wird, wird der Aufwand korrigiert. Die Korrektur erfolgt über den Bestand der Ware oder des Materials, der zu Beginn des Geschäftsjahres vorhanden war und am Ende des Geschäftsjahres per Inventur ermittelt wird. Dabei können Inventurdifferenzen auftreten. Die Aufnahme des Waren- uns Materialbestandes sorgt dafür, dass deren aktueller Bestand zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres bekannt ist. Durch Inventur am Ende des Geschäftsjahren werden Inventurdifferenzen deutlich. Der Einsatz von Waren und Material trägt auch die Bezeichnung endgültiger Aufwand, welcher immer für das einzelne Geschäftsjahr gilt. Für die Ermittlung dieses Einsatzes sind die per Inventur ermittelten Bestandsveränderungen der Waren und des Materials notwendig.
Inventur & Co.
Durch die Inventur erlangt man Kenntnis darüber, welche Waren oder Material im Verlauf des Geschäftsjahres entnommen wurden. Die Aufnahme des Bestandes erfolgt durch das Zählen, Messen oder Wiegen jedes einzelnen Artikels. Alle Artikel werden in ein Verzeichnis eingetragen. Unbrauchbares Material darf nicht mitgezählt werden. Bei der Ermittlung von unbrauchbarem Material geht man so vor:
- Erfassung des Materialeinkaufs zuzüglich dem Materialbestand zu Beginn des neuen Geschäftsjahres abzüglich dem Materialbestand am Ende des vergangen Geschäftsjahres ergibt den Materialeinsatz
Bei der Ermittlung dieses Aufwandes sind Verluste durch verdorbene Waren nicht relevant. Es Wenn geht hierbei nur darum, was war zu Beginn des Geschäftsjahres vorhanden und was am Ende des Geschäftsjahres dieser Aufwand von übrig ist oder wie viel Geld in die Güter investiert wurde. Kurz gesagt, es interessieren nur die Anschaffungspreise sowie der Istbestand. Unbrauchbare Waren und Material werden aus dem Lager entfernt. So hat man einen Überblick darüber, welche Menge nicht mehr brauchbar ist. Diese unbrauchbaren Güter müssen natürlich auch ordnungsgemäß gebucht werden, denn diese wirken sich auf das Betriebsvermögen aus.
Verdorbene Ware muss buchhalterisch nicht erfasst werden
Den Wert der verdorbenen Ware braucht man nur als Nachweis für die Finanzbeamten. Dieses sieht oft einen Anlass zur Betriebsprüfung, wenn der erzielte Gewinn unter dem Branchendurchschnitt liegt. Wenn man nachweisen kann, dass man die unbrauchbaren Güter entsorgt hat und es sich nicht um Verkäufe unter der Hand oder Eigenverbrauch handelt, hat man schon gute Karten. Hilfreich ist eine gründliche Vorbereitung auf eine mögliche Betriebsprüfung und eine genaue Erfassung der Betriebsausgaben sowie des Betriebsvermögens. Die Finanzbeamten schauen umso genauer hin, je ungenauer die Buchführung ist. Sobald Unregelmäßigkeiten und Ungereimtheiten entdeckt werden, kann mit sehr ausgiebigen Wirtschaftsprüfungen gerechnet werden. Deshalb unbedingt absichern.
Jede Betriebseinnahme sowie jede Betriebsausgabe sollte peinlichst genau verbucht werden. Die Buchführung muss korrekt sein. Diese Regeln helfen dabei, mit der Finanzbehörde relativ gut auszukommen. Unangenehme Überraschungen lassen sich so im Vorfeld verhindern.
Weitere Informationen zur Buchführung
Gewinn mindernde Betriebsausgaben sind meist problemlos darzulegen und geltend zu machen. Schwieriger wird es bei großen Warenmengen, die unbrauchbar geworden oder verdorben sind. Apotheken, Lebensmittelhändler sowie Gastronomen stehen häufig vor diesem Problem. Waren oder Material anzusetzen, die unbrauchbar geworden sind. Vor allem für Lebensmittelhändler oder Apotheken, für Restaurants und Hotels stellt sich häufig das Problem, dass Lebensmittel oder andere Waren unbrauchbar geworden sind. Die verdorbenen Waren stellen einen Verlust dar und müssen als Verlust gebucht werden. Bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung entfällt die Ausbuchung der verdorbenen Ware, was die Buchführung erleichtert.
Der Aufwand ist als Betriebsausgabe verbucht worden und hat den Gewinn somit schon gemindert. Bei der Erstellung einer Bilanz muss man den Waren- oder Materialverlust aber ausbuchen. Es werden zusätzlich zu den Anschaffungskosten auch die Verluste gebucht.
