Egal, wie groß das Unternehmen ist, in einem Punkt sind sich alle Unternehmer einig: Buchhaltung ist eine lästige, zeitraubende Angelegenheit. Doch das muss nicht so sein. Mit ein paar Tricks erledigt sich die Bürokratie (fast) von selbst.
Eine passende Buchhaltungssoftware verwenden
Der wohl wichtigste Punkt ist, eine optimale Software einzusetzen. Denn nahezu keiner macht die Buchhaltung mehr per Hand, mit Taschenrechner und Co. Das ist viel zu umständlich und raubt nicht nur Zeit, sondern auch wertvollen Platz. Prall gefüllte Ordner mit Rechnungen zeugen davon, dass das Unternehmen in dieser Hinsicht nicht wirklich up to date ist – das hinterlässt bei Kunden und Geschäftspartnern oft keinen guten Eindruck. Besser und übersichtlicher ist es, Rechnungen einzuscannen oder – falls sie per Mail kommen – gleich als PDF in eine passende Buchhaltungssoftware hochzuladen . Hier gibt es inzwischen unzählige Programme, die teils auch cloudbasiert arbeiten .
Ein praktisches Beispiel ist BuchhaltungsButler. Mit dieser Buchhaltungssoftware können Belege über verschiedene Wege (z.B. via Dropbox, E-Mail) hochgeladen werden. Mit der KI gestützten Belegerkennung werden Eingangs- und Ausgangsbelege automatisiert ausgelesen und via Bankenschnittstellen mit Zahlungseingängen bzw. -ausgängen verknüpft. Darüber hinaus können Belege und Zahlungen automatisiert vorkontiert und verbucht werden. Rechnungen und Zahlungen werden dabei übersichtlich aufgelistet und neue Rechnungen in kürzester Zeit erstellt. Und: Anfallende Zahlungen und Aufgaben werden ebenfalls angezeigt, sodass nichts in Vergessenheit gerät oder übersehen wird.
Lieber gleich erledigen
Wer alle anfallenden Buchhaltungsaufgaben in regelmäßigen, kurzen Abständen erledigt, spart Zeit und behält den Überblick. Denn wenn Dokumente und Rechnungen nur ein- oder zweimal im Jahr sortiert und mit dem Firmenkonto abgeglichen werden, kommt es oft zu kleineren oder größeren Pannen: Dokumente sind weg, nicht zahlende Kunden wurden nicht rechtzeitig angemahnt, Zahlungen wurden übersehen oder ähnliches. Das sind Probleme, die oft viel Arbeit mit sich bringen und sich leicht vermeiden lassen.
Hilfe vom Profi
Für die Steuererklärung sucht man sich am besten einen erfahrenen Steuerberater. Der kostet zwar erst einmal Geld – doch mittels korrektem Ausfüllen der Unterlagen kann das Unternehmen am Ende oft jede Menge Geld sparen. Häufig kennt er zudem Tipps und Tricks, die Laien unbekannt sind. Wer sich mit dem lästigen Papierkram so gar nicht befassen kann oder möchte, sollte die Buchhaltung outsourcen – oder jemanden dafür einstellen. In einem kleinen Unternehmen, in dem nicht viel Buchhaltung anfällt, kann das auch eine Teilzeitstelle oder ein Minijob für wenige Stunden im Monat sein.
Mit BuchhaltungsButler erfolgt die perfekte Arbeitsteilung mit Ihrem Steuerberater. Unternehmer können die vorbereitende Buchhaltung durchführen und ihrem Steuerberater Zugriff zu sämtlichen Belegen und Zahlungen gewähren. So kann er auf dieser Basis die notwendigen Umsatzsteuervoranmeldungen, Monats- und Jahresabschlüsse erstellen.
Vorteile einer gewissenhaften Buchhaltung
Wer ein Unternehmen besitzt, ist in Deutschland dazu verpflichtet, Buch über Einnahmen und Ausgaben zu führen. Doch der Unternehmer profitiert davon am Ende auch selbst: Nur mit einem weitreichenden Überblick über die Finanzen lässt sich erkennen, wie gut der Betrieb tatsächlich läuft. Zu tätigende Zahlungen werden nicht einfach übersehen oder vergessen – das zieht im besten Fall Mahnkosten nach sich, im schlechtesten Fall Gerichtsverhandlungen und jede Menge Ärger.
Da der Unternehmer mit einer ordentlichen Buchführung stets im Blick hat, welche Zahlungen ans Unternehmen noch offen sind, können in Verzug geratene Kunden zeitnah angemahnt werden. BuchhaltungsButler bietet hierfür ein intuitives und übersichtliches Dashboard an, das dem Unternehmer alle offenen To-dos, unverbuchte Zahlungen und Belege sowie unbezahlte Rechnungen anzeigt.
Alles im Blick? Warum Buchhaltung (auch) Chefsache ist
Auch wenn die Buchhaltung von einem Mitarbeiter erledigt wird – als Chef muss man stets einen Blick auf die Zahlen des Unternehmens werfen. So kann niemand Verluste oder unnötige Ausgaben verheimlichen oder „schönreden“.
