In der Theorie nimmt das papierlose Büro zunehmend Gestalt an, doch in der Praxis bleibt der Drucker oft unverzichtbar. Ob Verträge, Präsentationen oder Rechnungen – gedruckte Dokumente sind in vielen Branchen Standard. Dabei können die anfallenden Druckkosten ein erheblicher Posten im Budget sein. Mit den richtigen Strategien lässt sich jedoch bares Geld sparen, ohne auf Qualität zu verzichten.
Kompatible Druckerpatronen: die clevere Alternative
Ein wesentlicher Kostenfaktor beim Drucken sind die Tinten- und Tonerkosten. Viele Unternehmen greifen hier ausschließlich auf originale Druckerpatronen der Hersteller zurück und zahlen oft deutlich mehr als nötig. Eine kostengünstige und qualitativ hochwertige Alternative ist dieser Tipp: Kompatible Druckerpatronen nutzen, die bei Drittanbietern erhältlich sind. Es handelt sich um Patronen mit demselben Funktionsumfang wie Originalprodukte und mit einer gleichbleibenden Qualität. Dank modernster Fertigungsverfahren und strenger Qualitätskontrollen müssen Unternehmen keine Kompromisse eingehen. Die Preisersparnis kann bis zu 70 % betragen, was sich insbesondere bei hohem Druckvolumen bemerkbar macht. Zudem gibt es zahlreiche umweltfreundliche Alternativen, die recycelte Materialien nutzen und damit zur Nachhaltigkeit beitragen.
Duplexdruck als Standard festlegen
Der Duplexdruck – also das beidseitige Bedrucken von Papier – ist eine simple, aber äußerst effektive Maßnahme, um Druckkosten zu senken. Durch diese Einstellung lässt sich der Papierverbrauch nahezu halbieren. Viele Drucker bieten die Duplexfunktion standardmäßig an, und sie kann direkt in den Druckeinstellungen festgelegt werden. Unternehmen, die regelmäßig umfangreiche Dokumente drucken, profitieren nicht nur finanziell, sondern auch ökologisch. Weniger Papierverbrauch schont Ressourcen und reduziert Abfall, was in der heutigen Zeit ein wichtiger Imagefaktor ist.
Mitarbeitende sensibilisieren und Richtlinien formulieren
Eine weitere Möglichkeit, die Druckkosten zu senken, liegt in der Sensibilisierung der Beschäftigten. Oft wird aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit unnötig viel gedruckt. Mit klaren Richtlinien und Hinweisen, etwa in Form von Postern oder digitalen Erinnerungen, können Unternehmen ein verantwortungsbewussteres Drucken fördern. Zusätzlich kann eine zentrale Drucküberwachung eingeführt werden, die den Druckverbrauch analysiert und Einsparpotenziale aufzeigt. Einige Betriebe und öffentliche Einrichtungen, etwa Schulen, setzen sogar auf Druckkontingente pro Person und Abteilung, um übermäßigen Verbrauch einzudämmen.
Investition in moderne Drucktechnologie
Sogar die Wahl des Druckers selbst spielt eine entscheidende Rolle. Ältere Geräte sind oft ineffizient und verbrauchen mehr Tinte, Toner und Strom als nötig. Moderne Drucker hingegen haben energieeffiziente Betriebsmodi, sparen Tinte durch optimierte Drucktechniken und verfügen über Funktionen wie automatische Fehlerkorrektur, die Fehldrucke vermeiden.
Digitalisierung gezielt vorantreiben
Auch wenn das papierlose Büro bislang nicht vollständig realisierbar ist, können Unternehmen digitale Angebote intensiver nutzen. Elektronische Signaturen, digitale Freigabeprozesse und Cloud-Dokumentenmanagementsysteme reduzieren den Bedarf an physischen Ausdrucken erheblich. Indem gedruckte Dokumente nur dort eingesetzt werden, wo sie wirklich erforderlich sind, lässt sich nicht nur Geld sparen, sondern auch die Arbeitsweise optimieren. Digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit und sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe.
