Kosten für Büromaterialien machen einen nicht unerheblichen Teil der Ausgaben aus, welche in Büros anfallen. Wie man bei den Druckkosten drastische Einsparungen tätigen kann und dabei den Workflow nicht beeinträchtigt, das erfährt man hier.
Beim Kauf von Druckern auf Unterhaltskosten achten
Schon der Kauf von Geräten, mit denen künftig Kopien oder Ausdrucke angefertigt werden sollen, ist entscheidend für die späteren Druckkosten. Bei einem hohen Druckaufkommen in Unternehmen sind Laserdrucker aus finanzieller Sicht die bessere Wahl. Tintenstrahldrucker hingegen eignen sich für kleine Büros, in denen nur wenige Dokumente ausgedruckt oder gelegentlich Kopien angefertigt werden müssen. Bei der Gerätewahl sollte darauf geachtet werden, welcher Stromverbrauch angegeben wird und was die passenden Patronen oder Toner für das Gerät kosten.
Auch die Leistungsfähigkeit kann ein Kriterium sein, denn ein sehr leistungsstarker Drucker sorgt bestenfalls dafür, dass kein Zweitgerät angeschafft und unterhalten werden muss. Bei Interesse kann man mehr Informationen zur Gerätewahl und weitere Tipps in diesem Artikel von TintenCenter nachlesen. Der umfangreiche Ratgeber geht auch darauf ein, wie Druckeinstellungen die Druckkosten senken können und was man dabei beachten muss.
Sparpotenzial bei Druckerzubehör
Ein weiterer Aspekt bei angestrebten Einsparungen im Büro ist das verwendete Druckerzubehör. Hiermit sind vor allem Patronen und Druckerpapier gemeint, die regelmäßig nachgekauft werden müssen. Originalpatronen oder Toner des Geräteherstellers sind häufig sehr kostspielig, da diese Hersteller ihren Gewinn hauptsächlich durch Zubehör und weniger durch die Geräte erwirtschaften. Alternativ dazu sind kompatible Druckerpatronen und Toner für die meisten Geräte auch von anderen Herstellern erhältlich. Sparen kann man jedoch auch, wenn man Rabattaktionen nutzt und hier gleich einen Vorrat der benötigten Patronen oder Toner anschafft.
Auch das häufig in großer Menge benötigte Kopierpapier trägt maßgeblich zu den Druckkosten in Unternehmen bei. Für das Ausdrucken oder Kopieren klassischer Dokumente reicht gewöhnliches Kopierpapier in mittlerer Qualität aus. Auf sehr günstige Angebote sollte hingegen verzichtet werden, da diese meistens unsaubere Schnittkanten und einen hohen Abrieb haben. Letzterer kann zum Papierstau führen. Ein weiterer Tipp zum Reduzieren von Druckkosten ist die Verwendung von Recyclingpapier. Dieses ist optisch und in Sachen Qualität kaum noch von gewöhnlichem Kopierpapier zu unterscheiden, überzeugt jedoch durch einen attraktiven Preis und die Tatsache, dass es umweltfreundlicher und nachhaltiger ist.
Digitalisierung vorantreiben und Büromaterial einsparen
Mittelfristig lassen sich die Druckkosten in einem Unternehmen vor allem dadurch senken, dass die interne Digitalisierung vorangetrieben wird. Was sich digital erledigen lässt, das verursacht schließlich keine Druckkosten und ist häufig sogar mit einer Zeitersparnis verbunden. Statt Mitarbeitern Informationen auf ausgedruckten Handzetteln zu überreichen, können diese digital verschickt und genutzt werden. Auch Arbeitsprozesse lassen sich vielfach komplett oder zumindest teilweise digital erledigen und können so zu Einsparungen bei den Druckkosten führen. Da die Umsetzung der Digitalisierung jedoch immer etwas Zeit erfordert, profitiert ein Unternehmen hierbei erst mittel- bis langfristig von den Einsparungen.
