Sollte sich der Arbeitsort vom eigenen Wohnort weiter entfernt befinden, kann dieser eventuell nicht zu Fuß bewältigt werden. Der Arbeitnehmer ist dann darauf angewiesen, mit der Bahn oder mit dem Auto zur Arbeit zu fahren. Das Problem liegt allerdings darin, dass Berufspendler dadurch einen sehr hohen Kostenfaktor, welcher das Gehalt verringert, haben. Damit der Arbeitnehmer finanziell entlastet werden kann, kann dieser in der Steuererklärung eine sogenannte Fahrtkostenpauschale geltend machen. Aber was muss dabei beachtet werden und wie können die Kosten ermittelt werden?
Was ist die Fahrtkostenpauschale?
Bei der Fahrtkostenpauschale, welche auch als Pendler- oder Entfernungspauschale bezeichnet wird, handelt es sich um eine steuerliche Erleichterung für den Arbeitnehmer, um ihm das tägliche Pendeln zur Arbeit zu erleichtern. In der Steuererklärung wird die Pauschale unter der Rubrik „Werbungskosten“ aufgelistet. Es spielt keine Rolle, ob mit dem eigenen Auto oder einem öffentlichen Verkehrsmittel zur Arbeit gefahren wird. Die Fahrtkosten können über die Fahrtkostenpauschale pauschal steuerlich angerechnet werden. Dies geschieht für die Kosten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Die versteuernden Einkünfte werden somit geringer.
Jeder, der mit dem eigenen PKW oder einem Dienstwagen zur Arbeit fährt, kann die Fahrkosten, welche er tatsächlich benötigt, steuerlich geltend machen. Es ist wichtig zu wissen, dass es keine Obergrenze gibt. Aufgrund dessen können die 4.500 Euro pro Jahr überschritten werden.
Die Höhe der erstatteten Summe
Die Kilometerzahl zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsort entscheidet darüber, ob der Arbeitnehmer in den Genuss von der Fahrtkostenpauschale kommt. Jährlich kann ein Arbeitnehmer bis zu 4.500 Euro an Werbungskosten absetzen. Diese Grenze gilt für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, jedoch nicht für das Anreisen mit einem Auto. Pro Kilometer stehen dem Arbeitnehmer 0,30 Euro zu. Aufgrund dessen wird öfters auch die Bezeichnung „Kilometergeld“ benutzt. Es ist wichtig zu wissen, dass der einfache Kilometer pro Arbeitstag gezählt wird. Dies bedeutet, täglich zählt nur ein Weg, irrelevant, wie oft man tatsächlich zur Arbeit fährt. Darüber hinaus werden keine angefangenen Kilometer berücksichtigt.
Mit folgender Formel kann die Fahrtkostenpauschale berechnet werden:
- Fahrtkostenpauschale = Kilometerzahl zum Arbeitsplatz mal 0,30 Euro mal Arbeitstage im Steuerjahr
Folgendes Beispiel soll den Sachverhalt näher erläutern: Angenommen ein Arbeitnehmer arbeitet 220 Tage pro Jahr und wohnt 20 Kilometer von seinem Arbeitsort entfernt. In diesem Fall würden sich 1.320 Euro für die Anrechnung ergeben. Dies lässt sich errechnen, indem die 20 Kilometer zum Arbeitsplatz mal die 0,30 Euro mal die 220 Arbeitstage im Steuerjahr gerechnet werden. Bei der Steuererklärung kann die oben genannte Summe bei den gesamten Jahreseinnahmen abgezogen werden. Dies bringt den Vorteil ein, dass nur für die restlichen Einnahmen Steuern bezahlt werden müssen. Durchschnittlich werden von dem Finanzamt 220 bis 230 Fahrten für eine Fünftagewoche und 260 bis 280 Fahrten für eine Sechstagewoche anerkannt.
Darüber hinaus muss beachtet werden, dass bei der Pauschale nur der kürzeste Weg zur Arbeit angerechnet wird. Es ist somit zu empfehlen, den kürzesten Weg zum Beispiel über Google Maps festzustellen. Sollte es eine schnellere Verbindung zum Beispiel über eine Autobahn geben, welcher benutzt werden möchte, sollte das Finanzamt mit der Hilfe von einem Routenplan überzeugt werden.
Fahrtkostenpauschale: Der Bonus für Schwerbehinderte
Jedem Arbeitnehmer, welcher über einen Schwerbehindertenausweis von mindestens 50 Prozent verfügt, wird eine Ausnahme bei der Fahrtkostenpauschale zugestanden. Es dürfen die tatsächlich gefahrenen Kilometer bei der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Jeder andere Arbeitnehmer darf lediglich die einfache Strecke anrechnen lassen.
Das Verkehrsmittel nach Wahl
Es muss beachtet werden, dass die Arbeitnehmer auch dann die Fahrtkosten abrechnen können, wenn sie mit einem anderen Verkehrsmittel als mit dem eigenen Auto unterwegs sind. Hierbei ist es irrelevant, ob der Arbeitsort mit dem Fahrrad, zu Fuß oder mit einem anderen Verkehrsmittel erreicht wird. Die Fahrtkostenpauschale steht dem Arbeitnehmer bei öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Motorrad, einem Fahrrad, einem Auto und bei einer Fortbewegung zu Fuß zu. Die Fahrtkostenpauschale wird allerdings nicht bei einer Anreise mit dem Flugzeug oder dem Taxi gewährt. Sollte eine Fahrgemeinschaft gebildet werden, kann jeder Arbeitnehmer die Entfernungsstrecke, welche ihn selbst betrifft, anrechnen lassen.
Allerdings muss beachtet werden, dass Umwege, welche gefahren werden, um Kollegen abzuholen, nicht angerechnet werden dürfen.
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Die unterschiedlichen Möglichkeiten zur steuerlichen Entlastung
Hin und wieder kann es vorkommen, dass ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb seiner Wohnung oder seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig sein muss. In so einem Fall handelt es sich um eine Dienstreise, welche zwingend eine Reisekostenabrechnung nach sich zieht. Jeder, der sich auf einem Weg zu einem Kunden oder auf einer betrieblichen Fortbildung befindet, hat zwei Möglichkeiten. Die Kosten für die Verpflegung, die Übernachtung und für weitere Aufwendungen lassen sich normalerweise ganz einfach über die Reisekostenabrechnung erstatten. Der Arbeitnehmer darf bei den Kilometern hier auch die tatsächlichen Kosten ansetzen. Dies bedeutet, ihm stehen die Kosten sowohl für den Hinweg als auch für den Rückweg zu.
Bei der Anreise mit einem PKW dürfen 0,30 Euro pro Kilometer angerechnet werden und bei einem anderen motorbetriebenen Fahrzeug 0,20 Euro pro Kilometer. Seit dem Jahre 2014 dürfen hier Radfahrer keine 0,08 Euro pro Kilometer mehr anrechnen. Ebenso wurde im Jahre 2014 die Regelung gestrichen, für einen mitgenommenen Beifahrer eine Erhöhung der Fahrtkostenpauschale zu erhalten. Die realen Kosten können aber auch anders angesetzt werden. Dies kann zum Beispiel mit der Abschreibung des Fahrzeugs, den Benzinkosten, dem Bahnticket, dem Busticket, dem Flugticket oder in Form von Taxifahrten erfolgen. Es muss somit individuell herausgefunden werden, welche Möglichkeit einem selbst mehr Geld zur Verfügung stellen würde.
Es ist wichtig zu wissen, dass ein privat genutzter Dienstwagen als geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Das Alter des Fahrzeugs sowie das eigene Fahrverhalten ist grundlegend entscheidend. Im Fahrtenbuch wird jede Fahrt aufgezeichnet, um anschließend den privaten Anteil der Fahrten ermitteln zu können. Sollten zum Beispiel Gesamtkosten pro Jahr in der Höhe von 13.000 Euro und zehn Prozent Privatanteil vorliegen, können 10.700 Euro steuerlich abgesetzt werden. Außerdem gibt es die Ein-Prozent-Regelung. Bei dieser Regel wird der Privatanteil pauschal versteuert. Dies bedeutet, es wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos ermittelt.
Es ist wichtig zu wissen, dass sich die Anwendung dieser Regelung nicht für Selbstständige lohnt, da diese meist einen niedrigeren Privatanteil haben und sich die Benutzung eines Fahrtenbuchs hier besser eignet.
Die Angabe der Fahrtkostenpauschale
Damit die Ausgaben für die Fahrten zur Arbeit geltend gemacht werden können, stellt das Finanzamt Formulare zur Steuererklärung bereit. Im Normalfall werden diese Formulare per E-Mail verschickt. Jeder Arbeitnehmer muss dann die Angaben in der Anlage N, in der Zeile 31, auf der dritten Seite machen. Bei der ersten Tätigkeitsstätte muss die Anschrift des Arbeitgebers eingegeben werden. Außerdem muss der Zeitraum von der Tätigkeit niedergeschrieben werden, dieser ist meist das Kalenderjahr, es sei denn, der Arbeitgeber wurde gewechselt. Außerdem müssen die Krankheits- und Urlaubstage vermerkt werden. In der Zeile 35 muss die Entfernung zum Arbeitsort angegeben werden und in der Zeile 39 etwaige Erstattungen, welche von dem Arbeitgeber übernommen werden.
Des Weiteren können die Arbeitnehmer beim Finanzamt beantragen, dass die Kilometer von der Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsort direkt auf der Lohnsteuerkarte vermerkt werden. So kann vermieden werden, dass monatlich ein höheres Maß an Steuern im Voraus entrichtet werden muss, als tatsächlich notwendig.
