Die Gebäudereinigungsbranche zeichnet sich durch eine hohe Personalintensität aus. Im Durchschnitt machen die Lohnkosten 85 Prozent der laufenden Ausgaben aus, im Gegensatz zu anderen wirtschaftsnahen Dienstleistungen, wo dieser Anteil nur bei etwa 33 Prozent liegt. Das Personal stellt somit den entscheidenden Erfolgsfaktor der Branche dar, wenn es um die effiziente Ausführung von Aufträgen und die Bewältigung von Aufgaben geht.
Aufgrund des hohen Anteils an geringfügig Beschäftigten entsteht aber ein erheblicher Verwaltungsaufwand. Einerseits ist es erforderlich, die Stunden der verschiedenen Mitarbeiter objektbezogen mit den Kunden abzurechnen. Andererseits stellt die Lohnabrechnung, die nicht nur akkurat, sondern natürlich auch rechtssicher sein muss, eine große Herausforderung dar.
Die monatlichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung erfordern komplexe Leistungen, die sowohl ein gutes Verständnis der betrieblichen Abläufe als auch ein hohes Fachwissen in der Personalabteilung erfordern. Effiziente Prozesse sind dabei von besonderer Bedeutung.
Geschwister Diehl GDL-4
Die Digitalisierung spielt eine weitere entscheidende Rolle im Erfolg der Gebäudereinigungsbranche. Die Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH bietet mit GDL-4 eine umfassende Softwarelösung speziell für Gebäudedienstleister an. Diese spezialisierte Software ermöglicht die Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse in Unternehmen der Dienstleistungsbranche, darunter Angebots- und Auftragsmanagement, automatisierte Dokumentenerstellung, Kundenbeziehungsmanagement, Projektverwaltung und Nachkalkulation. Die Lösung steht als klassische Client-Server- und als Webanwendung zur Verfügung und kann damit auch plattformübergreifend genutzt werden.
Modulare Lösung
Die Software GDL-4 besteht aus verschiedenen Modulen. Durch Steuerkennzeichen ist es möglich, die Software individuell und maßgeschneidert auf jeden Kunden anzupassen. Neben der individuellen Anpassung lassen sich auch einzelne Module in ein bereits vorhandenes Software-System einbinden. Durch ständigen Austausch zwischen den Kunden und den Mitarbeitern der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH entsteht ein nutzerspezifisches ERP-System, das genau die Bedürfnisse des Gebäude-Dienstleisters abdeckt.
Neue Lösung für die Lohnbuchhaltung mit vielen Vorteilen
Die Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH hat ihre spezialisierte Lösung für Gebäude-Dienstleister im Bereich der Lohnbuchhaltung vollständig überarbeitet und neu strukturiert. Dabei wurde das bisherige Modul LGA 9000 vollständig ersetzt. Als „DATEV-Kooperationspartner mit zertifizierter Schnittstelle“ hat das Unternehmen eine moderne Lösung entwickelt.
Diese Innovation nutzt die Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt, um künftig die Lohnabrechnungen mit den branchenspezifischen Besonderheiten der Gebäudereiniger-Branche in standardisierter Form umzusetzen. Die Schnittstelle, die die Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH entwickelt hat, überträgt nicht nur die monatlichen Lohndaten, sondern auch alle Stammdaten der Belegschaft.
An den Abläufen im Unternehmen ändert sich nichts
Die Erfassung von Löhnen und Arbeitsstunden bleibt im Wesentlichen unverändert. Auch der Monatsabschluss und die Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung verändern sich nicht. Am Ende des Lohnmonats zeigt das System auch weiterhin die Personalstatistiken an und führt sie wie bisher fort.
Nettoabrechnung ausgelagert
Die Nettoabrechnung wird über DATEV Lohn und Gehalt abgewickelt. Mit einem einfachen Mausklick können sämtliche relevante Lohndaten an unterschiedliche Institutionen übermittelt werden, darunter Krankenversicherungen, Finanzämter und branchenspezifische Meldestellen. Alle Meldungen im Bereich Sozialversicherungen und Steuern werden über das DATEV-System abgewickelt. Zusätzlich erstellt das System automatisch alle erforderlichen Listen mit den dazugehörigen Buchungsbelegen. Sobald die Abrechnung abgeschlossen ist, erfolgt die automatische Übertragung der Daten an die ERP-Lösung GDL-4, wo sie in den entsprechenden Bereichen automatisch weiterverarbeitet werden.
Die neue Lösung gewährleistet stets die Aktualität der erforderlichen Institutionsdaten und Sonderlohnformen. Auf Wunsch erfolgt eine automatische Aktualisierung dieser Daten. Optional können auch die Funktionen des DATEV-Rechenzentrums genutzt werden, beispielsweise die Archivierung sämtlicher Daten im DATEV-Rechenzentrum. Diese Archivierung in einem zertifizierten Rechenzentrum ermöglicht eine umfassende Verfügbarkeit und erleichtert eine steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung.
DATEV Lohn und Gehalt
DATEV Lohn und Gehalt bietet eine vollständige Lösung für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern für eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern. Der Gebäudedienstleister erfasst und verarbeitet nach wie vor die Lohndaten und erstellt die entsprechenden Auswertungen. Die Zahlungen werden weiterhin direkt am PC vorgenommen. Ein elektronisches Nachschlagewerk für alle personalbezogenen Themen steht zur Verfügung. Darüber hinaus können individuelle Statistiken und Berichte erstellt und für die weitere Verarbeitung, beispielsweise in Excel, exportiert werden.
Die umfassende Schnittstelle erleichtert die Arbeitsabläufe. Die Erfassung der Stammdaten erfolgt nur einmal über GDL-4, ebenso wie die Erfassung der Bewegungsdaten durch die Mitarbeiter des Gebäudedienstleisters über das ERP-System. Dies bedeutet eine erhebliche Entlastung für die Mitarbeiter der Personalabteilung, da sie sich nicht mehr um Zertifikate oder Rechtsfragen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung kümmern müssen. Zusätzlich zu den vorhandenen Funktionen stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, wie zum Beispiel die Verwaltung von Direktversicherungen.
Fazit zur durchdachten Lösung für die Gehaltsabrechnung
Früher wurden die Lohnabrechnungen über ein starres und wartungsintensives System durchgeführt. Das neue System hingegen ist modern, flexibel und weit verbreitet. Die Handhabung bleibt weitgehend unverändert, lediglich an einigen Stellen sind Anpassungen erforderlich.
Durch die umfangreiche neue Schnittstelle werden alle notwendigen Stammdaten und Bewegungsdaten übertragen, sodass eine einmalige Eingabe in GDL-4 ausreicht. GDL-4 ist ein vielseitiges Branchenpaket, das individuell an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden kann. DATEV Lohn und Gehalt gewährleistet effiziente, rechtssichere und schnelle Lohnabrechnungen. Die Versendung sämtlicher wichtigen Meldungen erfolgt über DATEV. Umfangreiche Nachschlagewerke bieten Anwendern Informationen zu Fragen und gesetzlichen Änderungen.
Das Ziel der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH war eine komfortable Lösung für die Lohnabrechnungen der Gebäudedienstleister zu schaffen. Mit der komfortablen Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt wurde dieses Ziel mehr als erreicht.
