Das Führen von Fahrtenbüchern ist für die meisten Mitarbeiter in Unternehmen eine lästige Pflicht, der oft nur halbherzig nachgekommen wird. Dabei gibt es genaue Vorgaben, welche für das korrekte Führen von Fahrtenbüchern unbedingt eingehalten werden müssen. Welche modernen Lösungen das klassische Fahrtenbuch ablösen und welche Vorteile damit für Unternehmen und Mitarbeiter verbunden sind, das fasst unser Artikel zusammen.
Moderne Alternativen zum klassischen Fahrtenbuch
Im Bereich der gewerblich genutzten Fahrzeuge besteht vielfach die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Das gilt teilweise auch dann, wenn ein Dienstwagen von Arbeitnehmern sowohl für ihre berufliche Tätigkeit als auch für private Unternehmungen genutzt werden darf. Wird ein Fahrtenbuch nicht umgehend nach Ende der Fahrt ausgefüllt, kann es im Nachhinein zu Fehlern oder Ungenauigkeiten beim Eintragen kommen. Außerdem kostet das Führen eines Fahrtenbuchs wertvolle Arbeitszeit. Genau aus diesen Gründen sehen es viele Arbeitnehmer als eine lästige Pflicht an, die dienstlichen Fahrten im Fahrtenbuch zu vermerken. Inzwischen gibt es softwarebasierte Lösungen, welche diese Aufgabe deutlich vereinfachen, die Fehleranfälligkeit erheblich reduzieren und weitere Vorteile bieten.
Zu den modernen Lösungen gehört das GPS Flottenmanagement, welches auf GPS-Basis jederzeit den aktuellen Standort der einzelnen Fahrzeuge erfasst und darstellt. Aus dieser Abfrage von Standortinformationen in Echtzeit ergeben sich erhebliche Vorteile und das in verschiedenen Bereichen. Außerdem lassen sich solche modernen Systeme mit geringem Aufwand in den Fahrzeugen eines Unternehmens installieren und in Betrieb nehmen. Die dazu anfänglich notwendige Investition zahlt sich durch die verschiedenen Vorteile in der Regel innerhalb kurzer Zeit aus. Welche konkreten Vorteile das sind, schauen wir uns jetzt genauer an.
Vorteile eines modernen Flottenmanagements
Ein wichtiger Vorteil entsteht bei der Nutzung moderner Flottenmanagement-Software für die Terminplanung. Da der Standort von Fahrzeugen und Mitarbeitern jederzeit abgefragt werden kann, lassen sich Terminverschiebungen aufgrund von Stau oder anderen Ursachen frühzeitig erkennen und dem Kunden mitteilen. Alternativ dazu kann der Termin an einen anderen Mitarbeiter vergeben werden. Hierdurch lässt sich eine größere Kundenzufriedenheit und daraus resultierend eine bessere Kundenbindung erreichen. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der Auswertung der erfassten Daten, denn sie können als Grundlage zur Optimierung von Routen und Fahrverhalten herangezogen werden. In Zeiten stetig steigender Preise für Kraftstoffe bietet eine effiziente Routenplanung ein erhebliches Sparpotenzial für Unternehmen.
Außerdem lässt sich hierüber die Arbeitszeit besser planen und Leerlaufzeiten können vermieden werden. Auch eine mögliche Manipulation durch Arbeitnehmer zum Nachteil des Unternehmens ist mit modernen Softwarelösungen weitestgehend ausgeschlossen. Teilweise bieten diese Systeme weitere Funktionen. So lässt sich mit ihnen beispielsweise ein Fahrzeug aus der Ferne stilllegen, wenn dieses von unbefugten Personen genutzt wird. Zur Sicherheit des Fahrers erfolgt die Stilllegung erst beim Abschalten des Motors. Im Falle eines Diebstahls kann das Fahrzeug über GPS jederzeit geortet werden, was die Strafverfolgung bei Diebstahl erheblich vereinfacht.
