Kongresse sind wichtige Events in der Geschäftswelt und dienen dem Austausch innerhalb der Branche, dem Netzwerken und der Vorstellung neuester Entwicklungen oder zukunftsweisender Trends. Wie man einen Kongress richtig plant und was dabei unbedingt auf der Agenda stehen sollte, darüber kann man sich hier informieren.
Vorbereitende Kongressplanung: Location und Technik
Zu den bereits frühzeitig auszuführenden Planungsaufgaben gehört die Suche nach einer geeigneten Location für den geplanten Kongress. Diese sollte gut an die Infrastruktur angebunden und auch von auswärtigen Teilnehmern problemlos erreichbar sein. Außerdem kann es sinnvoll sein, dass sich im unmittelbaren Umfeld ausreichend Übernachtungsmöglichkeiten für Teilnehmer befinden. Darüber hinaus muss die notwendige technische Ausstattung zunächst erfasst und anschließend organisiert werden.
Besitzt man kein eigenes Equipment, kann man Veranstaltungstechnik mieten, z.B. bei edelmat, den Experten für Eventtechnik in Berlin. Der Anbieter deckt das gesamte Sortiment der Veranstaltungstechnik ab und bietet dieses zu attraktiven Konditionen zur Miete an. Das Anmieten von Veranstaltungstechnik ist preislich deutlich attraktiver als ein Kauf, vor allem dann, wenn nur selten Events dieser Art veranstaltet werden.
Thematische Planung, Gäste und Ablauf
Nachdem eine Location gefunden ist, ein Termin feststeht und die technischen Mittel organisiert wurden, sollte der Ablauf des Kongresses geplant werden. Hierzu gehört auch, dass man geeignete Speaker findet und einlädt. Außerdem sollte bereits frühzeitig zumindest ein grober Zeitplan erstellt werden. Damit verbunden ist auch, dass eine thematische Ausrichtung des Events festgelegt und das entsprechende Publikum definiert wird. Ist die Zielgruppe bekannt, kann diese zum Kongress eingeladen werden. Je mehr Vorlauf hierbei vorhanden ist, desto wahrscheinlicher ist die Teilnahme einer möglichst großen Anzahl der geladenen Gäste.
Marketing und Finanzierung
Durch die Teilnehmerbeiträge lässt sich ein Kongress in der Regel nicht finanzieren, weshalb die Suche nach Sponsoren unbedingt in die Planung eines Kongresses gehört. Dabei ist es sinnvoll, sich nach thematisch passenden Sponsoren umzusehen, denn diese profitieren am meisten von einem Sponsoring. Möglicherweise möchten die Sponsoren auch bei der Gestaltung des Events mitwirken und beispielsweise eigene Redner stellen. Das sollte beim Zeitplan berücksichtigt werden. Reichen persönliche Einladungen nicht aus, um die gewünschte Anzahl von Teilnehmern zu generieren, muss eine Werbekampagne gestartet werden. Dazu lassen sich einschlägige Foren, Soziale Netzwerke und Fachzeitschriften nutzen. Die Werbekampagne startet bestenfalls mit ausreichend Vorlauf, um eine bessere Planung zu ermöglichen.
Planung der Details
Wird eine Dekoration für die Kongressräume benötigt und gibt es eine Verköstigung der Gäste? Diese Details müssen ebenfalls geplant und organisiert werden. Hierbei bietet sich die Zusammenarbeit mit regionalen Caterern an, sofern der Veranstaltungsort keine eigenen Cateringangebote macht. Außerdem muss das benötigte Personal für den Einlass, die Bewirtung, Security und andere Aufgabenbereiche gefunden und engagiert werden. Falls ein Rahmenprogramm gewünscht ist, kann man Künstler für den Kongress buchen.
