Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen, können für ein Unternehmen eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen. Man kann es Fairness nennen, es ist jedoch prinzipiell problematische, eine Leistung in Anspruch zu nehmen und dafür nicht zu zahlen. Nicht hinter jeder unbezahlten Rechnung steckt eine böse Absicht oder der Wille nicht zu zahlen. Auch in der heutigen Zeit kann es bei Überweisungen zu Verzögerungen kommen oder die Rücksendung einer Ware dauert länger als erwartet.
Damit Kunden nicht unter den Generalverdacht gestellt werden, eine schlechte Zahlungsmoral zu haben, müssen Unternehmen sensibel vorgehen, wenn ein Zahlungseingang nicht fristgerecht ist. Niemand möchte gute Kunden vergraulen. Der erste Schritt sollte daher sein, die gestellte Rechnung auf ihre Richtigkeit und die Zahlungsfrist zu überprüfen. Im Anschluss kann eine freundliche Zahlungserinnerung folgen. Das nette Schreiben ist ein kleiner Erinnerungsanstoß und kann eventuell aufgetretene Probleme klären.
Überprüfung des Vorgangs
Bevor die Buchhaltung Maßnahmen ergreift, sollte sichergestellt werden, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist. Alle erbrachten Leistungen und gelieferten Produkte sind aufgeführt, Preise, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum stimmen. Eine fehlerhafte Rechnung kann ein Grund für einen Zahlungsverzug sein, da die Unstimmigkeiten in einer anderen Abteilung geklärt werden.
Freundliche Zahlungserinnerung
Eine freundlich formulierte Erinnerung ist bei offenen Rechnungen eine angemessene Vorgehensweise. Der Ton sollte immer höflich sein. Es besteht die Möglichkeit, dass es beim Versand oder der Zustellung zu Verzögerungen gekommen ist. Kunden können die Überweisung auch schlichtweg vergessen haben. Das kann passieren und ist oft keine böse Absicht. Die Zahlungserinnerung sollte eine neue Zahlungsfrist enthalten und eine Kopie der ursprünglichen Rechnung kann hinzugefügt werden. Eine freundliche Kommunikation zeigt dem Kunden, dass ein Unternehmen an weiteren Geschäftsbeziehungen interessiert ist und die offene Rechnung als Versehen einstufen.
Mahnungen
Nicht immer folgt auf eine freundliche Erinnerung ein Zahlungseingang. Unternehmen haben in diesem Fall die Option, Mahnungen zu verschicken. Die gesetzliche Regelung sieht den Versand von einer Mahnung vor. Die Anzahl der verschickten Mahnungen kann jedoch frei gewählt werden. Für die Beauftragung eines Inkassobüros oder das Einleiten rechtlicher Schritte ist eine einzige Mahnung ausreichend. Der Ton im Mahnschreiben sollte immer noch freundlich, aber bestimmt sein.
Wichtige Informationen in dem Schreiben ist der Zeitpunkt, wann weitere Schritte eingeleitet werden. Wichtig ist auch, welche Schritte vorgesehen sind. Die Mahnung vor dem Ergreifen von Maßnahmen ist das letzte Signal eines Unternehmens an den Kunden eine gütliche Einigung zu erzielen. Danach folgen hohe Kosten oder rechtliche Konsequenzen.
Verhalten bei Nichtzahlung
Nach dem Scheitern aller Maßnahmen kann ein Inkassounternehmen eingeschaltet oder der Vorgang an einen Rechtsanwalt übertragen werden. Der Rechtsanwalt beantragt einen gerichtlichen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht. Beide Vorgehensweisen führen letztlich dazu, dass der offene Geldbetrag bei zahlungsunwilligen Kunden gepfändet wird und das Unternehmen den offenen Betrag erhält.
