In logistischen Lagerbereichen, in denen Materialien für die Produktion oder die Auslieferung an Kunden untergebracht sind, herrschen meist eine penibel eingehaltene Ordnung und eine ebensolche Übersichtlichkeit.
Umgekehrt besitzen jedoch noch deutlich mehr Firmen eine andere Form von Lager nur für den Eigengebrauch. Es ist ein Ort, an dem sich Ersatzteile für Maschinen und Geräte befinden, digitale Reservebausteine zwischen Tastatur, Server-Netzteil und HDMI-Bildschirmkabel, Aktenordner, Toner, Berufsbekleidung und nicht zuletzt Werkzeuge, um alles einsetzen zu können. In diesen Inhouse-Lagern geht es oft deutlich weniger sortiert zu. Vielfach herrscht hier sogar ein mehr oder weniger starkes „Haufenprinzip“ vor. Das ist ein enormes betriebliches Risiko – das sich mit nur wenigen Schritten gänzlich eliminieren lässt.
Chaotische Inhouse-Lager sind gleich mehrfach riskant
Um zu erläutern, warum ein solcher Lagerbereich wenigstens annähernd so ordentlich sein sollte wie ein „richtiges“ logistisches Lager, genügt es bereits, sich die die Realitäten und die Nachteile von Unordnung an diesem Ort zu visualisieren:
- Dort lagern stets Dinge, die zwar nicht alltäglich benötigt werden. Wenn das jedoch der Fall ist, dann gab es häufig an anderer Stelle einen Ausfall. Dieser muss schleunigst behoben werden, damit das Geschäft weiterlaufen kann.
- Alles im Inhouse-Lager stellt einen finanziellen Wert dar. Bei maschinellen Ersatzteilen mitunter sogar einen beträchtlichen Wert. Ständige Nutzbarkeit und Verfügbarkeit sind also elementar, um die Kosten zu rechtfertigen.
- Ein solches Lager ermöglicht es, von bestimmten Dingen weniger Stücke anzuschaffen, weil jeder Mitarbeiter, der sie benötigt, stets einen zentralen Ort weiß, an dem er sie findet.
- Vielfach ist dieses Lager nicht nur eine einfache oder schnelle Möglichkeit zur Beschaffung von Ersatz. Was sich dort findet, ist mitunter sogar kaum noch auf andere Weise beschaffbar – wenigstens nicht zu vertretbaren Kosten. Dadurch kann der Regalinhalt das Einzige sein, was zwischen Weiterbetrieb und einer sehr kostspieligen Neuanschaffung steht.
- Nur ein ordentliches, selbsterklärend organisiertes Inhouse-Lager ist nicht an das Wissen weniger Mitarbeiter gebunden. In vielen Firmen wird dieser Bereich nur von einer Person betreut. Fällt sie krank aus, ist im Urlaub oder verlässt sie gar das Unternehmen, gibt es niemanden mehr, der einen echten „Durchblick“ hat. Wissensmonopole mögen zwar berufliche Vorteile haben, sind hier jedoch völlig abzulehnen.
Übersicht, Tempo, Werterhalt. Das sind die drei Säulen, auf denen sich auch das innerbetriebliche Eigenlager stützen sollte. Die Umsetzung ist nicht schwer. Zumal sich vieles aus dem Umgang mit großen logistischen Lagern übertragen lässt.
1. Der Zugang muss beschränkt sein
Jeder Mitarbeiter muss jederzeit Dinge aus diesem Lager erhalten können. Das bedeutet allerdings nicht, jeder Mitarbeiter müsse stets in der Lage sein, sich die Stücke selbst zu verschaffen. Denn ein offenes Lager, insbesondere wenn sich darin vielfältig und/oder privat nutzbare Dinge finden, ist stets anfällig für Diebstahl. Natürlich, eine solche Tat ist selbst bei geringem Wert ein richterlich bestätigter Kündigungsgrund. Allerdings sollte es nicht so weit kommen. Bedeutet:
- Das Lager sollte ständig abgeschlossen sein.
- Es muss zu den Betriebszeiten stets eine Person vorhanden sein, die den Schlüssel hat.
- Entweder gibt dieser Mitarbeiter das benötigte Teil heraus oder ist immer anwesend, während der Kollege sucht.
Nebenbei verhindert diese Vorgehensweise ein „Wühlen“, das die Ordnung durcheinanderbringt.
2. Der Lagerbestand muss stets exakt bekannt sein
Schon in einem relativ kleinen Inhouse-Lager, in dem beispielsweise nur einige Büro- und Computermaterialien lagern, kann schnell die Übersicht verlorengehen – und nichts ist ärgerlicher, als bei dringendem Bedarf vor einem leeren Regalfach zu stehen.
Daher sind analoge oder digitale Listen unumgänglich:
- Was ist im Lager vorhanden?
- Was sind die aktuellen Stückzahlen?
- Was ist beim Erreichen eines unteren Schwellwertes zu tun?
- Wer hat wann warum auf die Bestände zugegriffen?
Diese Fragen lassen sich bereits mit einer simplen Excel-Tabelle beantworten. Mit der Führung sollten idealerweise die zugangsberechtigten Personen betraut sein. Bei nach Verwendung ins Lager zurückzubringenden Stücken sollte zudem überlegt werden, sie per RFID oder GPS zu taggen, damit der Standort stets bekannt ist.
3. Alles muss exakt gekennzeichnet werden
Manches in solchen Lagern ist selbsterklärend – etwa eine handelsübliche Tastatur mit USB-Anschluss oder ein Zollstock. Doch schon bei so einfachen Stücken wie Batterien fängt es an: Haben sie nun AA- oder AAA-Format? Sind es Einwegbatterien oder Akkus? Erschwerend kommt hinzu, dass es für optimale Lagerplatzausnutzung mitunter nötig ist, die Gegenstände aus ihrer Umverpackung zu entnehmen – etwa, um sie in Lagerkästen zu packen.
Sowohl, um das Suchen als auch das Nachbestücken zu erleichtern, sollte deshalb jeder Gegenstand exakt gekennzeichnet sein. Bedruckte Etiketten sind hierfür das ideale Mittel der Wahl. Nicht nur, weil sie einfach abzulesen sind, sondern weil es verschiedenste Material- und Klebstoffoptionen gibt. Ungeachtet der Lagerumgebung lässt sich dadurch immer eine optimale Möglichkeit finden. Ob der Gegenstand selbst gekennzeichnet wird oder das Lagerfach, hängt von den individuellen Gegebenheiten ab. Jedoch: Der Ort sollte stets markiert werden, falls doch einmal ein letztes Bestandsstück ausgegeben werden muss, bevor Ersatz beschafft wurde.
4. Es muss eine sinnvolle Sortierung geben
Selbst wenn es wichtig ist, einige Mitarbeiter zu haben, die sich dem Lager etwas annehmen, so sollten diese nicht mit Vollzeit-Lageristen verwechselt werden. Das Inhouse-Lager soll möglichst wenig Aufwand bereiten und Personal binden. Nicht zuletzt, um das angesprochene Wissensmonopol zu verhindern, ist es daher nötig, alles sinnvoll zu ordnen, damit es im Zweifelsfall jeder rasch finden kann. Hierzu bieten sich unterschiedliche Sortierungsmöglichkeiten an:
- Größe
- Thematisch
- Alphabetisch (entweder Produktname oder Einsatzzweck)
- Alter (hier sollte zudem die Lifo/Fifo-Thematik beachtet werden)
- Nutzungs-/Bedarfshäufigkeit
Denkbar sind zudem Mischformen. Jedoch: Auf irgendeine Weise sollte das Lager unbedingt sortiert werden, wenn es nicht so klein ist, dass sich alles auf einen Blick sofort erkennen lässt.
5. Alles sollte ordentlich geschützt werden
Wenn sich ein solches Lager im Innenbereich des Unternehmens befindet, dann ist bereits ein wichtiger Schritt getan, um die eingelagerten Gegenstände lange brauchbar zu erhalten. Bei empfindlichen Teilen, etwa Elektronik, sollte jedoch nach Möglichkeit zusätzlicher Schutz appliziert werden – etwa gegen Staub und Luftfeuchtigkeit.
Versiegelte Originalverpackungen sind dafür oft gut geeignet. Wo sie jedoch die Lagerhaltung erschweren würden, sollten andere Wege genutzt werden. Vielfach bietet sich hierzu das Prinzip des Vakuumierens an. Da es entsprechende Folien auf Rollen gibt, lassen sich die Behältnisse zusammen mit einem Vakuumiergerät maßgeschneidert anfertigen. Selbst, wenn darin kein maximal mögliches Vakuum appliziert wird, genügt die luft- und wasserdichte Abkapselung jedoch vielfach, um ein Lagerstück viele Jahre lang „wie neu“ zu erhalten.
