Das Anfertigen von Rechnungen gehört zum Arbeitsalltag der kaufmännischen Mitarbeiter eines Unternehmens. Beim Erstellen einer Rechnung müssen gewisse Vorgaben eingehalten werden. Diese haben wir uns genauer angesehen. Außerdem geben wir Tipps zu Softwarelösungen, die die Rechnungsstellung gerade in KMUs deutlich vereinfachen können.
Eine Software für alle kaufmännischen Aufgaben
In Unternehmen fallen sehr unterschiedliche kaufmännische Aufgaben wie etwa die Rechnungsstellung, Lohnabrechnung und Auftragsverwaltung an. Um diese vielfältigen kaufmännischen Aufgaben nicht mit unterschiedlicher Software bearbeiten zu müssen, bieten sich vor allem für KMU kaufmännische Komplettlösungen an. Diese enthalten einen großen Funktionsumfang und ermöglichen die Erledigung anfallender Aufgaben mit nur einer Software. Hierzu gehören unter anderem die Ausstellung von Rechnungen, das Anfertigen von Gehaltsabrechnungen, die komplette Buchhaltung und die Berechnung von Steuern.
Durch die Verwendung nur einer Software fällt die Einarbeitung der dafür zuständigen Mitarbeiter leichter, die Kosten für Lizenzen reduzieren sich und die Buchhaltung bleibt übersichtlich. Lediglich große, international agierende Unternehmen mit komplexen Anforderungen an kaufmännische Software sind unter Umständen mit Einzellösungen oder ergänzender Software besser beraten.
Tipps für die Wahl einer geeigneten Software
Wer als Unternehmer eine kaufmännische Komplettlösung verwenden möchte, der sollte zunächst den exakten Bedarf erfassen und auf dieser Basis eine geeignete Komplettlösung suchen. Hierbei spielen vor allem auch besondere Anwendungsfälle eine entscheidende Rolle. Soll jederzeit von überall aus Zugriff auf die Software möglich sein, benötigen Unternehmen eine cloudbasierte Lösung. Diese bietet per Smartphone, Tablet oder Computer Zugriff auf alle angelegten Dokumente und ermöglicht dadurch beispielsweise die Bearbeitung von Belegen oder Kundendaten während einer Dienstreise, im Außendienst oder von zuhause aus.
Falls spezielle Schnittstellen oder die Anbindung an einen Logistikdienstleister notwendig sind, sollte dieser Aspekt ebenfalls bei der Entscheidung für eine Komplettlösung berücksichtigt werden.
Rechnungen korrekt ausstellen
Eine Rechnung zu schreiben klingt auf den ersten Blick einfach, ist jedoch mit zahlreichen Vorgaben und Fristen verbunden. Welche Angaben in einer Rechnung aufgeführt sein müssen, ist in § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG geregelt. Diese Vorgaben beziehen sich auf Rechnungen über einen Mindestwert von 250 Euro. Für Kleinbetragsrechnungen fallen gewisse Erleichterungen an. In einer ordentlichen Rechnung müssen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers aufgeführt sein. Außerdem muss darin die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Unternehmens angegeben sein. Zusätzlich gehören ein Ausstellungsdatum und eine Rechnungsnummer in eine ordentliche Rechnung.
Die erbrachten Leistungen oder ausgehändigten Waren müssen inklusive der Menge genau angegeben werden. Ebenfalls zu nennen ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Warenlieferung. Schlussendlich muss das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt und unter Hinweis auf mögliche Steuerbefreiung aufgeführt sein. Gegebenenfalls gewährte Rabatte sind ebenfalls in der Rechnung aufzulisten. Die korrekte Erstellung einer Rechnung unter Einhaltung der genannten Vorgaben fällt mit einer entsprechenden Software deutlich einfacher, was das Arbeitsaufkommen für die Buchhaltung reduziert.
Zustellen von Rechnungen
Unternehmen haben bei der Zustellung von Rechnungen an Leistungsempfänger die Wahl, diese klassisch auf dem Postweg oder elektronisch zu übermitteln. Bei der elektronischen Zustellung können Rechnungen als Anhang einer E-Mail versendet oder als Dokument zum Download bereitgestellt werden. Mit dem Stichtag 01. Juli 2016 entfiel die Pflicht einer digitalen Signatur bei ausgestellten Rechnungen. Die elektronische Übermittlung von Rechnungen setzt sich in vielen Unternehmen immer stärker durch, da hierdurch deutliche Einsparungen für Büromaterialien und Aktenlagerung möglich sind. Zudem bietet entsprechende Software zahlreiche Vorteile der rein elektronischen Rechnungsverwaltung.
Relevante Fristen bei Rechnungen
Unternehmen müssen eine Rechnung für erbrachte Leistungen oder ausgehändigte Waren innerhalb von sechs Monaten nach Auftragserfüllung ausstellen und übermitteln. Das gilt für Rechnungen, die an andere Unternehmen oder juristische Personen gestellt werden, nicht jedoch für Rechnungen gegenüber Privatpersonen. Anschließend sind Unternehmen dazu verpflichtet, diese Rechnungen für eine Frist von zehn Jahren aufzubewahren. Als Stichtag für den Beginn der Frist gilt der letzte Tag des Kalenderjahres, in dem die Rechnung angefertigt wurde. Wichtig bei der Rechnungsverwahrung ist außerdem, dass Rechnungen über den gesamten Zeitraum vollständig lesbar bleiben müssen.
Dieses Problem besteht vor allem bei nicht elektronisch archivierten Rechnungen und schlechter Lagerung der Akten mit Ausgangsrechnungen. Übrigens gilt die zehnjährige Frist der Rechnungsaufbewahrung auch für Eingangsrechnungen. Wird der Aufbewahrungspflicht nicht nachgekommen, ist mit Geldbußen zu rechnen.
