Eine Auswahl an Stempeln sollte in keinem Unternehmen fehlen. Die fortschreitende Digitalisierung hat unter anderem mit der digitalen Signatur zwar Alternativen zur Verfügung gestellt, den Stempel ersetzen kann sie nicht. Der klassische Firmenstempel ist bis heute ein Zeichen für Professionalität.
Ein Schreiben, dessen Unterschrift von einem Firmenstempel begleitet wird, macht einen seriösen Eindruck. Diese Präsenz hat eine digitale Signatur bisher nicht erreicht und daher sind Stempel in der Geschäftswelt weiterhin von großer Bedeutung. Je nach Unternehmensstruktur kann der Erwerb unterschiedlicher Stempel sinnvoll sein. Hochqualitative Stempel sollten dabei die erste Wahl sein, denn ein schlechter Stempelabdruck kann einen positiven Eindruck schnell revidieren. Stempel können in wenigen Schritten selbst gestaltet werden und auf die individuellen Abläufe im Betrieb zugeschnitten werden.
Die Variationen des klassischen Firmenstempels
Der Firmenstempel enthält Angaben zum Unternehmen und die können je nach Einsatzbereich unterschiedlich umfangreich ausfallen. Für das Stempeln des Absenders auf einen Briefumschlag reichen Name und Anschrift. Ein Stempel für die Nutzung auf Dokumenten kann durch Kontaktdaten, der Rechtsform des Unternehmens und durch die Präsenz auf sozialen Plattformen ergänzt werden. Dieser kann für die Buchhaltung zusätzlich Steuernummern und Bankdaten enthalten. Branchentypische Symbole können die Textzeilen ergänzen. Ein Firmenstempel hat keine juristische Bedeutung und ist nicht verpflichtend. Er kann daher frei gestaltet werden. Geachtet werden sollte auf die Richtigkeit der Angaben und die gute Lesbarkeit der Angaben.
Datumsstempel
Elektronisch erstellte Dokumente werden mit einem Datum erstellt. Der Datumsstempel hat trotzdem seine Berechtigung. Unzählige Dokumente werden erst am Tag der Unterschrift mit einem Datum versehen. Die Nutzung eines Stempels erzeugt ein gleichmäßiges Bild auf Verträgen und erhöht die Lesbarkeit. In Unternehmen, in denen viele Dokumente dieses Typs anfallen, sind Datumsstempel eine Arbeitserleichterung. Datumsstempel sind auch für Betriebe geeignet, die Produkte mit einer begrenzten Haltbarkeitsdauer herstellen. Die identische Kennzeichnung der einzelnen Artikel unterstützt einen professionellen Eindruck.
Eingangsbestätigungen
In vielen Branchen ist eine termingerechte Bearbeitung von Aufgaben von großer Bedeutung. Der Eingang von Aufträgen und Anfragen wird daher genau dokumentiert. Die einfachste Form, Aufträge in der Reihenfolge der Eingänge zu bearbeiten, ist der Eingangsstempel in Verbindung mit dem Datum. Der Eingangsstempel ist das perfekte Werkzeug fürs Multitasking. In arbeitsintensiven Phasen erlaubt das sekundenschnelle Stempeln eine zuverlässige zeitliche Erfassung und ohne dafür Aufmerksamkeit zu verlangen. In ruhigen Phasen kann die Sortierung der Eingänge durchgeführt werden.
Erledigt!
Im stressigen Arbeitsalltag können Aufträge und Aufgaben aus dem Blickfeld gleiten. Damit einher geht die fehlende Überschicht über die bereits erledigten Dinge. Sogar in einem gut eingespielten Team kann es passieren, dass eine Übergabe oder Absprache nicht reibungslos verläuft. Der Stempel „Erledigt“ lässt keine Fragen offen und zeigt eindeutig den Bearbeitungsstatus an. Er ist mit einem Datumsstempel sowie einer Unterschrift für alle Kollegen und Kolleginnen verständlich und lässt keine Fragen offen.
