So gut wie jedes große Unternehmen möchte früher oder später eine Versammlung, eine Konferenz oder eine Tagung organisieren. Dabei ist besonderes Feingefühl gefragt, denn jede hier getroffene Entscheidung kann auf das Unternehmen zurückfallen. Dieser Artikel zeigt, worauf bei der Auswahl der Tagungsräume geachtet werden muss.
Wo finde ich gute und günstige Tagungsräume?
Tatsächlich ist es nicht schwer, Tagungsräume selbst für große Gruppen zu finden. In den allermeisten großen Städten gibt es eine Vielzahl davon. Beliebt sind in Städten vor allem auch die Stadtränder, die mit einem besonderen Ambiente werben. Wie man an diesem Tagungshotel in Hannover erkennen kann, werden Tagungsräume auch strategisch platziert – etwa mit gutem Anschluss an eine Messe. Bei Tagungsräumen muss der jeweilige Organisator immer eine gute Balance finden: Einerseits sollten Tagungsräume ruhig gelegen sein, andererseits ist Erreichbarkeit das A und O. Schlecht erreichbare Räume sind ein Ärgernis für alle Teilnehmer, schlimmstenfalls kommt es dadurch zu erheblichen Verzögerungen im Betriebsablauf.
Gut geeignet sind Tagungsräume, die zwar etwas außerhalb vom Stadttrubel angesiedelt sind, sich aber in der Nähe eines Flughafens, eines Autobahnzubringers oder eines Bahnhofs befinden. Für ausreichend Parkplätze ist in den meisten Tagungshotels gesorgt. Um den zusätzlichen Lärm, der etwa durch einen nahe gelegenen Flughafen entstehen kann, muss man sich in der Regel keine Sorge machen. Tagungshotels sind speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisen optimiert und bieten meist einen optimalen Schallschutz.
Warum die Auswahl der Räume keine Kleinigkeit ist
Es gibt aber noch andere Faktoren, die bei der Auswahl der richtigen Tagungsräume für den Unternehmer eine entscheidende Rolle spielen können. Schließlich bemisst sich an der Auswahl des Raumes auch, was der Unternehmer bereit ist, für seine Mitarbeiter, Gäste oder Partner zu investieren. Es versteht sich von selbst, dass dabei nicht der Preis im Vordergrund steht. Ein zu billiges Tagungshotel werden die Teilnehmer der Tagung nicht gerade freundlich aufnehmen. Sie denken: Bin ich dem Ausrichter so wenig wert, dass er nicht bereit ist, für eine gute Unterbringung zu sorgen? Steht dies überhaupt zur Debatte, sollte sich der Organisator der Tagung die Frage stellen, ob das Unternehmen, in dessen Auftrag er organisiert, überhaupt die nötigen Mittel für eine Tagung bereitstellen kann. Eine schlechte Tagung ist immer schlimmer als überhaupt keine Tagung.
Auch der Grad der Organisation kann auf das Unternehmen zurückfallen. Daher sollte ausreichend für das leibliche Wohl gesorgt sein. Eine Tagung ist zudem anstrengend – ausreichend Pausen sind für den Tagungsplan ein absolutes Muss. Und schließlich sollte auch der Spaß nicht zu kurz kommen. Mit einem kleinen Unterhaltungsprogramm werden die Teilnehmer die Tagung in guter Erinnerung behalten. Das freut nicht zuletzt auch den Unternehmer.
