Betrieblicher Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit, die Handhabung von Gefahrgut und Abfall sind durch die Vorschrift nach befugten Personen gesetzlich definiert. Doch was passiert, wenn eine befugte Person das Unternehmen verlässt, in Rente geht oder für längere Zeit abwesend ist? In diesem Artikel erklären wir, wie Sie schnell fachkundigen Ersatz bekommen und wie ein externer Gefahrgutbeauftragter Ihrem Unternehmen sogar mehr finanziellen Spielraum und Flexibilität ermöglichen kann.
Für den Umgang mit Gefahrgut und Gefahrstoffen gelten verbindliche Vorschriften im Rahmen der deutschen Gesetzgebung und der entsprechenden EU-Richtlinien. Dazu gehört nicht nur die Ladungssicherung, Kennzeichnung und Ausstattung von Fahrzeugen und Lagerplätzen, sondern auch die kontinuierliche fachliche Schulung des Personals. Korrekte Einstufung, Verpackung, Kennzeichnung, Dokumentation und Schulung sind extrem wichtig, denn die Bußgelder bei Nichteinhaltung sind sehr hoch und können den Ruf eines Unternehmens schädigen.
Die Geschäftsführung ist für die Sicherheit des Betriebes verantwortlich. Da sie jedoch nicht alles selbst übernehmen kann, unterstützen Betriebsbeauftragte bei den gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben. Die Verpflichtung zur Bestellung von Beauftragten ist abhängig von der Art, Größe (z. B. Umschlag- und Lagervolumen) und Umweltrelevanz der betriebenen Anlagen. Wenn also die Information kommt, dass ein Beauftragter das Unternehmen verlässt oder für längere Zeit ausfallen wird, besteht sofortiger Handlungsbedarf. Dabei geht es vor allem um die Festlegung von Verantwortlichkeiten.
In der Praxis ist es durchaus üblich, dass z. B. eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi) oder ein Gefahrgutbeauftragter länger als vier Wochen abwesend ist, allerdings nur, wenn eine entsprechende Sicherheitskultur mit praktischer Umsetzung etabliert ist und bei Unklarheiten eingegriffen werden kann.
Dauerhafte Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
Es ist das erklärte Ziel des Gesetzgebers, dass die Verantwortlichen darauf hinwirken, betriebliche Risiko- und Gefahrenquellen sowie Umweltbelastungen zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren. Zu diesem Zweck hat sich die Bündelung von Fachwissen bewährt, so dass heute verschiedene Personen mit speziellen Funktionen in den Unternehmen betraut sind. Die einzelnen Funktionen können auch personell gebündelt werden, wenn die praktische Durchführung aller Aufgaben gewährleistet ist.
Die Bestellung eines Vertreters entbindet den Unternehmer in keiner Weise von seinen Pflichten. Eine straf- oder zivilrechtliche Haftung des Vertreters besteht nur dann, wenn das Unternehmen die Leitung der betreffenden betrieblichen Abläufe ganz oder in erheblichem Umfang vertraglich oder durch Weisungen an den Vertreter delegiert und der Vertreter sie damit eigenverantwortlich erfüllt. In solchen Fällen ist der Delegierte, wie jeder Mitarbeiter mit Leitungsfunktion, einer rechtlichen Verantwortung ausgesetzt.
Aufgaben und Anforderungen an die Beauftragten
Die Aufgaben eines Beauftragten sind oftmals umfangreich und können nicht nebenbei erledigt werden. Vielmehr erfordern die überwachenden, beratenden und koordinierenden Tätigkeiten eine gute Einbindung in die operativen Tätigkeiten (z. B. Zutritts- und Informationsrechte). Die Beauftragten kennen die verantwortlichen Personen und informelle Praktiken. Darüber hinaus verfügen sie über ein umfangreiches Know-how, das durch Fortbildungszertifikate dokumentiert ist. Hohe Anforderungen werden auch an ihre Persönlichkeit gestellt (durchsetzungsfähig, einfühlsam, kommunikativ und zuverlässig). Schließlich ist ihre Tätigkeit durch Audits, Berichtspflichten, Schulungen/Unterweisungen und Besprechungen oft weit in die Zukunft strukturiert.
Verantwortlicher Geschäftsinhaber
In dem Moment, in dem der Beauftragte nicht mehr zur Verfügung steht, fällt das jeweilige Thema direkt an den Unternehmer zurück, und er ist wieder selbst in der Pflicht. Unterlässt er es, eine neue Regelung zu treffen, kann dies im schlimmsten Fall als Organisationsverschulden mit entsprechenden Rechtsfolgen gewertet werden. Ideal wäre es, Vorkehrungen zu treffen, dass die Vertreter nicht ein Dasein als allwissende Einzelspieler führen. Hier können z. B. Vertretungs- und/oder Follower-Regelungen ansetzen. Auch organisatorische Maßnahmen, wie z. B. ein gemeinsamer Briefkasten, können helfen.
Schnell einen Ersatz finden
Entscheidend ist es, schnell einen Ersatz zu finden. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters gerade in den Bereichen Gefahrgut, Gefahrenabwehr oder Störfallmanagement mit langen Einarbeitungszeiten und dem Aufbau von fundiertem Praxiswissen verbunden ist. Insbesondere die Ausbildung für FaSi dauert 2-3 Jahre. Für den Fall, dass kein geeigneter Mitarbeiter gefunden werden kann, bietet der Markt Möglichkeiten, die Beauftragtenfunktion auszulagern.
Praktische Kontrollaufgaben müssen in der Regel selbst durchgeführt werden, aber organisatorische Aufgaben wie Unterweisungen, Berichtspflichten oder Kontrollen können als Arbeitspakete mit festen Projektzeiten und Kosten übergeben werden. Die Kombination einer internen und externen Lösung hat zudem den Vorteil, dass externe Spezialisten Informationen über Best-Practice-Beispiele mitbringen und einen Teil des Risikos übernehmen können.
Vorteile einer externen Beauftragung: Beispiel Externer Gefahrgutbeauftragter
Gerade beim Aufbau einer rechtssicheren Gefahrgutorganisation kann ein externer Gefahrgutbeauftragter ein wertvoller Begleiter sein. Er kennt viele verschiedene Organisationsformen und kann schnell einschätzen, welcher Weg einzuschlagen ist. Es zeigt sich, dass manchmal der „Prophet im eigenen Land“ nicht so viel zählt und ein externer Rat kann einen ins Stocken geratenen Prozess wieder in Gang bringen. Mit einem geschulten Blick von außen lassen sich Prozesse oft schnell vereinfachen und damit schnell Geld sparen. Darüber hinaus spart das Unternehmen mit einem externen Gefahrgutbeauftragten Fixkosten.
Ein weiterer Vorteil, dass mit einer externen Lösung die Aus- und Weiterbildung eines internen Gefahrgutbeauftragten nicht mehr notwendig ist und weniger interne Ressourcen gebunden werden. Dazu kommt, dass das Unternehmen mit einer externen Lösung bei Neuerungen und Änderungen immer auf dem Laufenden ist und sofort informiert wird.
Fazit
Der konstruktive Umgang mit einer Vakanz für eine wichtige Stelle gehört zum Risikomanagement. Im Hinblick auf Mitarbeiterfluktuation, Eltern- und Pflegezeit oder Krankheit kann eine Vakanz plötzlich auftreten, ist aber bei guter Vorbereitung nicht unerwartet. Dieser Artikel gibt Denkanstöße, um sich mit den Risiken und Möglichkeiten (interne/externe Lösung) auseinanderzusetzen. Ziel ist es, im Ereignisfall schnell eine neue, verlässliche Aufgabenverteilung zu etablieren, um die lückenlose Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten.
