Verträge sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozesse in Unternehmen jeder Größe und Branche. Deshalb fällt im Rahmen der Digitalisierung auch immer wieder ein Blick auf das Vertragsmanagement. Dieses lässt sich mit vergleichsweise geringem zeitlichem, personellem und finanziellem Aufwand digitalisieren und dadurch deutlich effizienter und sicherer gestalten.
Wie lässt sich die Vertragsverwaltung digitalisieren?
Werden in einem Unternehmen bisher Verträge noch ausschließlich in ihrer Papierform bearbeitet und aufbewahrt, ist damit eine hohe Fehleranfälligkeit verbunden. Arbeiten mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Vertragsänderung, kann es zu Überschneidungen mit weitreichenden Folgen kommen. Auch die Archivierung der Verträge in Aktenordnern ist mit großem Aufwand verbunden. Sie erfordert einen gesicherten Raum zur Aufbewahrung und erschwert im Bedarfsfall den Zugriff auf benötigte Verträge. Genau diese Probleme löst eine Vertragsmanagement Software. Hierüber werden die geschlossenen Verträge digital und zentral gespeichert.
Das ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Zugriff über die Software, der zum Beispiel auch von mobilen Geräten der Außendienstmitarbeiter oder der Angestellten im Home Office erfolgen kann. Die Basis einer Vertragsmanagement Software sind digitalisierte Unternehmensverträge mit zentraler Speicherung. Entsprechende Basisfunktionen bietet jede handelsübliche Software für Vertragsmanagement.
Welche weiteren Möglichkeiten bietet eine Vertragsmanagement Software?
Darüber hinaus bietet professionelle Software noch viele weitere Funktionen. Eine solche Funktion ist beispielsweise die Automatisierung von Vertragsprozessen. Hiermit ist zum Beispiel die automatisierte Rechnungsstellung gemeint. Auch Erinnerungsfunktionen lassen sich über entsprechende Tools der Software einstellen. Dadurch werden Mitarbeiter zum Beispiel an einen bevorstehenden Vertragsablauf erinnert und können Neuverhandlungen fristgerecht in die Wege leiten. Das Vertragscontrolling ist eine weitere Funktion, die mit professioneller Vertragsmanagement Software möglich ist.
Vertragscontrolling meint die automatisierte Auswertung von bestehenden und früheren Verträgen, aus der sich Rückschlüsse auf künftige Verträge ziehen lassen. Über die Erstellung von Statistiken zu Altverträgen lässt sich beispielsweise ermitteln, welche Verträge mit besonders hohen Risiken behaftet sind und aus welchen Verträgen sich die größten Gewinnspannen für ein Unternehmen ergeben haben. Diese Auswertung kann anschließend als Basis für die Erarbeitung neuer Rahmenverträge oder die Auswahl von Kooperationspartnern, Kundengruppen oder Dienstleistungen genutzt werden. Mithilfe dieser Entscheidungsprozesse lassen sich die allgemeinen Vertragsrisiken reduzieren, was wiederum zu einem höheren Liquiditätsfluss, weniger Verwaltungsaufwand und dadurch auch zu Unternehmenswachstum führt.
Für welche Unternehmen ist ein digitalisiertes Vertragsmanagement sinnvoll?
In großen und international agierenden Konzernen gehört Vertragsmanagement Software längst zum Standard. Das gilt auch für immer mehr mittelständische Unternehmen. Vor allem kleine Betriebe nutzen diese Möglichkeiten bisher noch zaghaft. Dabei können auch sie von den Vorteilen einer entsprechenden Software profitieren. Sie erleichtert beispielsweise Verwaltungsprozesse, optimiert den Workflow und senkt das Risiko für verpasste Fristen und versäumte Vertragspflichten. Außerdem führt Vertragsmanagement Software in der Regel zu einer deutlichen Zeitersparnis beim Bearbeiten und Archivieren von Verträgen, was sich wiederum positiv auf Personalkosten auswirkt.
