Geschäftsprozesse sind für das Funktionieren jedes Unternehmens und jeder Organisation von grundlegender Bedeutung, unabhängig von der Branche, dem Tätigkeitsbereich oder der Größe des Unternehmens. Viele von ihnen können – mehr oder weniger – erfolgreich automatisiert werden und dem Unternehmen Zeit, Geld und Personalressourcen sparen.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz geeigneter, flexibler und hochfunktionaler Software bietet die Chance für eine gedeihliche, dem Zeitgeist entsprechende Entwicklung des Unternehmens und bringt es dem Erreichen der sogenannten Process Excellence näher.
Was verbirgt sich hinter der Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Vereinfacht ausgedrückt, entlastet die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) das Mitarbeiterteam von mühsamen, sich wiederholenden und monotonen Aufgaben, die von spezieller Software, die mit entsprechend fortschrittlichen Mechanismen und Tools ausgestattet ist, erfolgreich ausgeführt werden können. Die Automatisierung zielt jedoch nicht darauf ab, menschliche Arbeit vollständig zu ersetzen oder zu eliminieren, sondern darauf, die Aufgaben, deren Ausführung für einen Mitarbeiter einfach nicht kosteneffektiv ist, an Systeme zu delegieren und sie dabei zu unterstützen, „dem richtigen Weg zu folgen“, wie er für einen bestimmten Prozess vorgesehen und geplant ist, in Übereinstimmung mit den geltenden Verfahren.
Dadurch können sich die Mitarbeiter viel stärker auf Aktivitäten konzentrieren, die Wissen, selbständiges Denken und Kreativität erfordern, d.h. Schlüsselkompetenzen aus der Sicht der Unternehmensentwicklung.
Sie sind auch merklich besser, ruhiger und selbstbewusster, weil das System über sie wacht und sie auf eine bestimmte Art und Weise an der Hand führt. Die meisten Prozesse moderner Unternehmen und Betriebe lassen sich – mehr oder weniger – erfolgreich automatisieren. Dies gilt sowohl für Schlüsselprozesse (Kernprozesse), d.h. solche, ohne die das Unternehmen nicht richtig funktionieren könnte, als auch für unterstützende Prozesse (Back-Office-Prozesse), die in Bezug auf Schlüsselprozesse eine unterstützende Rolle spielen. Viele von ihnen können erfolgreich automatisiert werden – und diese Möglichkeiten nehmen in direktem Verhältnis zur Entwicklung der Technologie sowie zum Prozessbewusstsein der Unternehmen und zur Fähigkeit, IT-Tools in der Praxis zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen einzusetzen, zu.
Erwähnenswert ist auch, dass die Automatisierung sehr unterschiedliche Bereiche von Geschäftsszenarien abdecken kann – in einigen Fällen kann sie einen bestimmten Prozess in seiner Gesamtheit abdecken, und in anderen Fällen kann die Automatisierung auch nur einer einzigen Stufe, eines Elements, greifbare und spürbare Ergebnisse bringen. Dies hängt von der Spezifizität eines bestimmten Prozesses, den erwarteten Ergebnissen sowie den IT-Werkzeugen ab, die einem bestimmten Unternehmen zur Verfügung stehen, vom Ansatz für die Umsetzung der Automatisierung und von der Kompetenz, der Vision und der Teamarbeit des für die Umsetzung der Innovation verantwortlichen Teams.
Prozesse, die es überhaupt wert sind, automatisiert zu werden, sind in erster Linie sich wiederholende Tätigkeiten, die zeitaufwendig und mühsam sind und mit einem hohen Fehlerrisiko behaftet sind. Es wird auch empfohlen, mit einfachen, unkomplizierten Szenarien zu beginnen, bei denen es leicht sein wird, die so genannten Quick Wins zu erreichen, die dann die Tür für komplexere, wichtige oder eine größere Gruppe von Projektnutzern öffnen.
Welche Vorteile bringt die Automatisierung von Geschäftsprozessen dem Unternehmen?
BPA spart Zeit und Geld und erhöht die Gesamteffizienz und -effektivität der Aktivitäten. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen soll die menschliche Arbeit nicht vollständig ersetzen und eliminieren – ihre primäre Rolle besteht darin, sie einfacher und effizienter zu machen. Dank der Automatisierung werden monotone, sich wiederholende Tätigkeiten von einer speziellen Software der Klasse BPA ausgeführt, dank der sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren können, die mehr Aufmerksamkeit und Engagement, vor allem aber Kreativität, kritisches Denken, die Nutzung einzigartiger Erfahrungen, Fachwissen in einem bestimmten Bereich oder unternehmerische „Intuition“ erfordern.
Das Delegieren einiger Tätigkeiten, die zuvor von einem Menschen ausgeführt wurden, spart Zeit und ermöglicht es, sich auf die aus Sicht des Unternehmens wichtigeren Aktivitäten zu konzentrieren.
Andererseits ist es auch möglich, das Risiko so genannter menschlicher Fehler wirksam zu reduzieren, die besonders anfällig für all diese mühsamen, einfachen, sich wiederholenden Aufgaben sind, die wiederum glücklicherweise relativ leicht an Mechanismen weitergegeben werden können. So verbessert die Automatisierung nicht nur das allgemeine Funktionieren des Unternehmens, beeinflusst die Arbeitseffizienz positiv, sondern kann den Mitarbeitern realistischerweise auch ermöglichen, sich zu entfalten, ihr einzigartiges Potenzial besser zu nutzen und ein viel höheres Maß an beruflicher Zufriedenheit zu erreichen. Die Einführung der Automatisierung von Geschäftsprozessen wirkt sich auch positiv auf die Einnahmen des Unternehmens aus.
Dies spart nicht nur Zeit, die die Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben verwenden können, sondern verbessert auch die Qualität des Kundendienstes und beschleunigt die Auftragsabwicklung. Dank der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist es auch möglich, den Workflow in der gesamten Organisation zu optimieren. Dies führt zu einer Verkürzung der Zeit, die für die Durchführung bestimmter Aktivitäten benötigt wird, was das Unternehmen dem Erreichen der so genannten Prozess-Exzellenz und der Erreichung seiner Geschäftsziele deutlich näher bringt. BPA bringt Vorteile in praktisch jeder Branche, und seine Vorteile werden sowohl große, globale Unternehmen als auch kleinere Unternehmen mit lokaler Abdeckung zu schätzen wissen.
Innovative Low-Code-Plattformen, oder wie lassen sich Geschäftsprozesse effektiv automatisieren?
Die Implementierung der Geschäftsprozessautomatisierung in einem Unternehmen erfordert nicht nur Wissen, eine geschickte Planung der einzelnen Aufgaben und die Wahl der richtigen Implementierungsstrategie, sondern vor allem die Wahl der richtigen Software – Tools, die all dies ermöglichen. Moderne IT-Systeme der BPA-Klasse werden zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt. Die Auswahl wächst, so dass es sich lohnt, sich nicht nur auf einzelne Anwendungen zu konzentrieren, sondern das Thema umfassend und in Zukunft unter dem Aspekt des Geschäftsprozessmanagements (BPM) anzugehen. Mit anderen Worten: Hier ist ein prozessorientierter Ansatz zu empfehlen.
Wenn es um die Auswahl spezifischer Software geht, werden technologisch fortschrittliche Low-Code-Plattformen im Geschäftsumfeld immer beliebter – spezialisierte Software, die es Ihnen ermöglicht, schnell und einfach komplette Geschäftsanwendungen zu erstellen und Prozesse in einer visuellen Drag&Drop-Methode ohne Codierung zu automatisieren. Low-Code-Plattformen gehören derzeit zu den innovativsten und am weitesten verbreiteten IT-Lösungen für Unternehmen, die eine schnelle (und damit kostengünstige) Erstellung maßgeschneiderter, standardisierter und gewarteter Geschäftsanwendungen in einer einzigen, leicht zu verwaltenden Umgebung ermöglichen.
Sie ermöglichen die Erstellung voll funktionsfähiger Anwendungen ohne Kodierung oder mit ihrer Anwendung nur dort, wo sie sich z.B. aus einem außergewöhnlich komplizierten Geschäftsszenario oder einer fortgeschrittenen Integration mit anderen Systemen ergibt, was besonders von großen Unternehmen und Konzernen geschätzt wird. Die innovativsten Low-Code-Plattformen arbeiten auf der Grundlage von Digitalisierungs-, Automatisierungs- und Workflow-Mechanismen, sie nutzen auch eine Reihe anderer fortschrittlicher Technologien aus den Bereichen u.a. künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, OCR oder originelle, einzigartige Lösungen, was eine noch effektivere Umsetzung der digitalen Transformationsstrategie des Unternehmens ermöglicht.
Bei der Auswahl einer DMS-Software, unabhängig davon, ob wir uns speziell für eine Low-Code-Plattform oder ein anderes System entscheiden, lohnt es sich auch besonders darauf zu achten, ob sie ein effizientes Änderungsmanagement gewährleistet, das eine effektive und kontinuierliche Anpassung der täglich durchgeführten Prozesse und die Umsetzung notwendiger Änderungen mit sofortiger Wirkung ermöglicht, je nach Geschäftsrhythmus, aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens und äußeren Bedingungen.
