Flyer und Handzettel gehören in Zeiten der Digitalisierung der Vergangenheit an? Ein Irrtum, sie bleiben unternehmensintern sowie als Werbemittel wichtig. Um sie zu erstellen, benötigen Unternehmen neben kreativen Köpfen multifunktionale Bürodrucker.
Bürodrucker – die Basis für Handzettel und Flyer
Ohne wenigstens einen Bürodrucker kommt kaum ein Unternehmen aus. Das gilt insbesondere für Firmen, die den Schritt zum papierlosen Büro noch nicht vollständig wagen. Sie benötigen einen Drucker, um Verträge, Rechnungen und Projektdokumente von der Digital- zurück in die Papierform zu bringen. Gleichzeitig helfen multifunktionale Bürodrucker beim Schritt in die Digitalisierung. Sie können Rechnungen und Verträge scannen und somit digitalisieren. Ein Drucker leistet jedoch mehr, als die typischen Bürodrucksachen zu erstellen. Er unterstützt das Marketing. Dank ihm entstehen optisch und haptisch ansprechende Werbemittel.
Hochwertig gedruckte Handzettel, Flyer und Prospekte ziehen sowohl unternehmensintern als auch auf der Straße Aufmerksamkeit auf sich. Sie eignen sich, um innerhalb der Firma Informationen zu verbreiten:
- Daten zu anstehenden Projekten,
- Hinweise zur Arbeitssicherheit,
- Informationen zu unternehmensinternen Weiterbildungsangeboten.
Insbesondere in großen Unternehmen wecken Handzettel mehr Aufmerksamkeit als Rundschreiben per E-Mail. Denn bei einem hohen E-Mail-Aufkommen steigt das Risiko, dass Mitarbeiter einzelne Nachrichten übersehen oder versehentlich löschen.
Was ein multifunktionaler Bürodrucker bietet
Seine Hauptaufgabe, das Drucken von Dokumenten, erledigt jeder Bürodrucker. Multifunktionale Modelle schaffen jedoch mehr. Ausgestattet mit einer Scan-Software, können Multifunktionsprinter, kurz MFP:
- beim Scannen Text- und Bildpassagen erkennen,
- gescannte Dokumente automatisiert zu Akten oder Ordnern hinzufügen,
- Scans abspeichern oder auf verschiedenen Webservern und Onlinediensten hochladen.
Diese digitalen Workflows setzen ein integriertes Datenmanagementsystem voraus. Wer dieses in seine IT-Struktur einbindet, spart beim Digitalisieren, Abspeichern und Verschicken von Dokumenten Zeit.
Befinden sich mehrere Bürodrucker in einem Großraumbüro, ergibt es Sinn:
- alle Multifunktionsdrucker mit dem unternehmensinternen WLAN zu verbinden,
- die Drucker in ein auf den Computern vorhandenes Windows-System zu integrieren,
- die „Druckerflotte“ zentral zu managen.
Letzteres funktioniert mit einer Monitoring-Software. Sie verfolgt, welches Gerät wann welche Aufgaben übernimmt.
Fazit: Standarddrucker sind nicht mehr zeitgemäß
Statt eines einfachen Druckers ziehen zunehmend multifunktionale Bürodrucker in Unternehmen ein. Mit ihrer Scan-Funktion erleichtern sie das Digitalisieren von Dokumenten. Ihre Einbindung in die IT-Infrastruktur erlaubt das schnelle, koordinierte Ausdrucken, Einscannen, Speichern und Verarbeiten.
