Die Bezeichnung BI steht für Business Intelligenz. Power BI ist eine sehr umfangreiche Lösung zur Auswertung von Geschäftsergebnissen. Diese werden analysiert, ausgewertet und grafisch aufbereitet dargestellt. Das Ganze findet in der Business-Variante von Microsoft 365 statt. Daher werden die Ergebnisse in der Cloud gespeichert und lassen sich mit jedem Endgerät ansehen, dass über einen Internetzugang verfügt. Die Auswertungen sind sehr umfangreich, sodass sie als Grundlage zu geschäftlichen Entscheidungen herangezogen werden können.
Die Besonderheiten von Power BI
Die wichtigste Besonderheit besteht darin, dass Daten aus verschiedenen Quellen zur Auswertung herangezogen werden können. Viele geschäftliche Daten befinden sich in umfangreichen Excel-Tabellen. Andere wiederum sind in einer Access-Datenbank abgelegt. Zudem werden vermehrt Web-Services herangezogen. Aus allen diesen Quellen lässt sich mit Power BI eine umfangreiche Auswertung erstellen. Mit Excel können ebenfalls riesige Datenmengen ausgewertet und grafisch aufbereitet werden. Doch mit Power BI stehen noch sehr viele weitere Funktionen zur Verfügung, die eine noch bessere Analyse ermöglichen.
Welche Vorteile bietet Power BI?
Unternehmen, die ein Interesse an umfangreichen Analysen und Auswertungen haben, bietet Power BI einen günstigen Einstieg in die Business Intelligenz. Es muss dazu keine teure Hardware und auch keine zusätzliche Software angeschafft werden. Wer bereits über ein Microsoft 365 Konto verfügt, kann Power BI sofort ohne zusätzliche Kosten in seinem Unternehmen einführen. Deshalb fällt vielen Unternehmen der Einstieg sehr leicht.
Zudem sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, um Analysen zu starten und sie grafisch aufzubereiten. Es sind auch schon diverse Templates verfügbar, die den Einstieg noch mehr vereinfachen. Besonders hervorzuheben sind zudem die Anpassungen in Echtzeit. Wird an einer Stelle ein Wert verändert, so erfolgt eine automatische Anpassung der Auswertung in Echtzeit. Damit lassen sich dann auch viele Szenarien simulieren. Ändert ein anderer Mitarbeiter einen Wert in einer der ausgewerteten Excel-Tabellen, wird sofort eine Warnung ausgegeben. Dann lässt sich auch nachvollziehen, wer die Änderung an welchem Dokument vorgenommen hat.
Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht darin, dass sich Power BI mit vielen anderen Systemen kombinieren lässt. Eine nahtlose Integration in SharePoint ist ohnehin schon gegeben, weil es Teil der Office-Suite Microsoft 365 ist. Es eignet sich aber auch für Integrationen in CRM-Systeme oder in ERP-Systeme. Daher ist es eine vielseitig nutzbare Software, die viele hilfreiche Funktionen bietet.
So kann Power BI genutzt werden
Zuerst ist es erforderlich, MS Power BI einzurichten. Die dafür erforderlichen Dateien können heruntergeladen und auf dem Rechner installiert werden. Sie bestehen aus einigen Diensten wie Power BI Services, die im Hintergrund agieren sowie dem Power BI Desktop. Der Power BI Desktop dient zum Abrufen der Daten. Darin können die auszuwertenden Daten aus den jeweiligen Quellen angegeben werden. Dann wird daraus ein Bericht erstellt und auf Wunsch eine optisch ansprechende Visualisierung erzeugt.
Sowohl der Bericht als auch die grafische Darstellung können veröffentlicht werden. In der Regel geschieht es über SharePoint. Dann haben alle Nutzer eines Microsoft 365 Kontos mit entsprechender Berechtigung einen Zugriff darauf. Eine Veröffentlichung kann jedoch auch auf OneDrive erfolgen. Dann können auch User die Auswertungen ansehen, die kein eigenes Microsoft 365 Konto haben. Diesen Usern muss lediglich ein Link per E-Mail geschickt werden.
Daten auf mobilen Endgeräten anzeigen
Es steht auch eine Power BI Mobile App zur Verfügung. Diese kann sich jeder Inhaber eines Microsoft 365 Kontos auf seinem mobilen Endgerät installieren. Damit besteht ein Zugriff auf die Auswertungen von jedem beliebigen Ort aus. Auch die Mitarbeiter, die sich gerade in einem anderen Land oder auf einem entfernten Kontinent aufhalten, können sich die Auswertungen jederzeit auf einem Tablet oder einem Smartphone ansehen.
Für welche Unternehmen eignet sich Power BI?
Dieses umfangreiche und leistungsfähige Tool eignet sich für jedes Unternehmen, das auf eine komplexe Auswertung von Daten angewiesen ist. Die Branche spielt dabei keine Rolle. In vielen Betrieben fallen zahlreiche Daten an, die manuell kaum noch überschaubar und auszuwerten sind. Trotzdem möchten die Entscheider genau wissen, wie sich das Betriebsergebnis entwickelt. Es können auch Auswertungen in bestimmten Bereichen vorgenommen werden. Daran lässt sich sehr gut erkennen, welche betrieblichen Sparten lukrativ sind und welche weniger einbringen. Aufgrund der Auswertungen können Entscheidungen zur zukünftigen Entwicklung des Unternehmens getroffen werden.
Zusammenfassung
Power BI ist ein Tool von Microsoft, mit dem es ermöglicht wird, umfangreiche Datensätze aus verschiedenen Quellen auszuwerten. Zur besseren Übersicht lassen sich die Ergebnisse visualisieren und teilen. Auf diese Weise kann erkannt werden, in welchen Bereichen das Unternehmen effizient arbeitet und in welchen Sparten es noch einen Optimierungsbedarf gibt. Daher ist diese Software für jedes Unternehmen interessant, das sich für die Zukunft aufstellen möchte.
